آموزش جامع ثبت بارکد کالا در نرم‌افزار سپیدار | دستی و الگوی دوبعدی

یکی از مهم‌ترین ابزارهای مدیریت دقیق کالا در فرایند انبارداری و فروش، استفاده از بارکد برای شناسایی کالاها است. نرم‌افزار حسابداری سپیدار با فراهم‌کردن امکانات متنوع برای ثبت و استفاده از بارکد کالا، به کسب‌وکارها کمک می‌کند تا عملیات خرید، فروش و انبار را سریع‌تر، دقیق‌تر و بدون خطا انجام دهند.

در این مقاله، با روش‌های مختلف ثبت بارکد کالا در سپیدار، از تعریف دستی بارکد تا استفاده از الگوی بارکد دوبعدی برای کالاهای دارای وزن یا مقدار متغیر، به‌صورت مرحله‌به‌مرحله آشنا خواهید شد.

چرا ثبت بارکد در سپیدار اهمیت دارد؟

با ثبت بارکد برای کالاها در سپیدار، می‌توان:

• سرعت عملیات ثبت رسید و صدور فاکتور را افزایش داد.
• خطاهای انسانی در شناسایی کالا را به حداقل رساند.
• گزارش‌گیری دقیق‌تری از فروش و موجودی انبار انجام داد.
• قابلیت اتصال به دستگاه بارکدخوان را فعال کرد.

پیشنهاد می کنیم حتما درباره کدگذاری اتوماتیک کالا در نرم افزار سپیدار نیز بخوانید.

روش‌های ثبت بارکد در سپیدار

در نرم‌افزار سپیدار همکاران سیستم ، دو روش اصلی برای ثبت بارکد کالا وجود دارد:

۱. ثبت بارکد ساده (تک‌بعدی)

در این حالت، هر کالا دارای یک بارکد منحصر‌ به‌ فرد است که به ‌صورت دستی یا با اسکن بارکدخوان در سیستم ثبت می‌شود.

مراحل ثبت بارکد ساده:

1- وارد منوی تأمین‌کنندگان و انبار ← عملیات ← کالا/خدمت جدید شوید.

2- در فرم باز شده، نوع آیتم را «کالا» انتخاب کرده و سایر اطلاعات کالا را وارد کنید. برای اطلاعات بیشتر، به مقاله نحوه تعریف مشخصات کالا و خدمت در سپیدار مراجعه کنید.

3- در فیلد مربوط به بارکد، عدد یا کد بارکد کالا را وارد کنید.

4- فرم را ذخیره نمایید.

استفاده از بارکد در فرم‌های عملیاتی:

در فرم‌هایی مانند:

• رسید انبار
• خروج انبار
• برگشت از خروج
• پیش‌فاکتور
• فاکتور فروش
• فاکتور برگشتی

می‌توانید با استفاده از گزینه ثبت از بارکدخوان، بارکد را به‌صورت دستی، از اکسل یا فایل متنی وارد کرده و کالا را شناسایی کنید.

گزینه‌های ورود بارکد:

• وارد کردن دستی بارکد
• وارد کردن از فایل اکسل
• وارد کردن از فایل متنی (.txt)

در صورتی که بارکد واردشده در سیستم ثبت نشده باشد، سیستم هشدار می‌دهد که بارکد نامعتبر است یا کالایی با آن بارکد وجود ندارد. در این صورت می‌توان از همان بخش کالا را تعریف کرد یا بارکد را به لیست اکسل ارسال کرد.

2. ثبت بارکد با استفاده از الگوی بارکد دو بعدی

برای کالاهایی که بارکد ثابتی ندارند و بخش‌هایی از بارکد آن‌ها متغیر (مانند وزن، مقدار یا شماره سریال) است، می‌توان از قابلیت «الگوی بارکد دوبعدی» در سپیدار استفاده کرد.

کاربرد این روش:

• برای کالاهایی با بارکدهای متفاوت اما ساختار مشابه
• برای بارکدهایی که شامل اطلاعات وزنی، سریال، یا توضیحات درون خود هستند

ساختار الگوی بارکد دوبعدی در سپیدار

برای ایجاد الگوی بارکد دوبعدی، وارد منوی تأمین‌کنندگان و انبار ← عملیات ← الگوی بارکد دوبعدی شوید.

فیلدهای کلیدی در تعریف الگو:

ارتباط الگوی بارکد با کالا

بعد از تعریف الگوی بارکد دوبعدی، باید آن را به کالای مورد نظر اختصاص دهید. سپس در زمان ثبت اسناد، با اسکن یا وارد کردن بارکد، سیستم به‌صورت خودکار کالا را شناسایی کرده و مقدار را نیز ثبت می‌کند.

مزایای استفاده از الگوی بارکد دوبعدی:

• ورود خودکار مقدار (نیازی به وارد کردن دستی نیست)
• شناسایی سریع کالاهای وزنی یا با بارکد متغیر
• مناسب برای فروشگاه‌ها، سوپرمارکت‌ها و خطوط تولید

استفاده از الگو در عملیات فروش یا انبار

پس از تنظیم کامل الگوی بارکد دوبعدی و اختصاص آن به کالا:

1. وارد یکی از فرم‌های عملیاتی (فروش یا انبار) شوید.
2. روی گزینه ثبت از بارکدخوان کلیک کنید.
3. بارکد کالا را اسکن یا وارد کنید.
4. سیستم به‌صورت خودکار کالا را شناسایی و مقدار را ثبت می‌کند.

نکات مهم در استفاده از بارکد در سپیدار

• اگر بارکد در سیستم تعریف نشده باشد، کالا شناسایی نمی‌شود.
• بارکدها باید دقیقاً با ساختار ثبت‌شده در کالا یا الگو مطابقت داشته باشند.
• برای هر نوع ساختار بارکد متغیر، یک الگوی جداگانه ایجاد کنید.
• در صورت استفاده از بارکدهای دوبعدی با وزن دوم، باید زیرسیستم «دو واحدی» در سپیدار فعال شده باشد.
• در فرم‌هایی مانند فاکتور فروش و رسید انبار، می‌توان بارکد را از طریق فایل متنی یا اکسل وارد کرد.

جمع‌بندی

استفاده از بارکد در نرم‌افزار سپیدار، ابزاری بسیار مؤثر برای افزایش دقت، سرعت و بهره‌وری در مدیریت کالاهاست. چه برای کسب‌وکارهای کوچک با بارکدهای ساده، چه برای سازمان‌های بزرگ با نیاز به بارکدهای پیشرفته و دوبعدی، سپیدار امکانات متنوعی فراهم کرده است.

در صورتی که قصد پیاده‌سازی سیستم بارکد در سپیدار را دارید، مشاوران سپید ارقام امین در کنار شما هستند تا راه‌اندازی این قابلیت را برایتان ساده‌تر کنند.