در دنیای کسبوکار امروز، تصمیمگیریهای مالی دقیق و بهموقع، بدون دسترسی به گزارشهای جامع و تحلیلی امکانپذیر نیست. ماژولهای سپیدار از جمله نرم افزار حسابداری پیمانکاری سپیدار و نرم افزار حسابداری بازرگانی سپیدار به عنوان یکی از ابزارهای مالی پرکاربرد، امکانات گستردهای در زمینه تهیه و مدیریت گزارشها در اختیار کاربران خود قرار میدهد. در این مقاله، به بررسی انواع روشهای گزارشگیری در نرمافزار سپیدار میپردازیم و با قابلیتها و نکات کلیدی آن آشنا خواهیم شد.
اهمیت گزارشگیری در نرمافزار سپیدار
گزارشهای مالی و عملیاتی، نتایج نهایی فعالیتهای ثبتشده در سیستمهای حسابداری هستند. این گزارشها نه تنها برای حسابداران و مدیران مالی اهمیت دارند، بلکه ابزار اصلی تصمیمگیری برای مدیران ارشد سازمان نیز به شمار میروند. نرمافزار سپیدار با در اختیار گذاشتن طیف متنوعی از گزارشها، امکان تحلیل دقیق، کنترل بهتر فرآیندها و پاسخگویی سریع به نیازهای اطلاعاتی کاربران را فراهم میکند.
انواع روشهای گزارشگیری در سپیدار
در نرمافزار سپیدار همکاران سیستم، گزارشگیری در قالب پنج دسته اصلی ارائه میشود. هر یک از این روشها، برای پاسخ به نیازهای خاص طراحی شدهاند:
1. گزارشهای چاپی
گزارشهای چاپی سادهترین نوع گزارشها در سپیدار هستند که معمولا برای مستندسازی، ارسال به مشتری یا بایگانی استفاده میشوند. این گزارشها از طریق فرمهای مختلف مانند فاکتور فروش، رسید انبار، چکهای دریافتی و پرداختی در دسترس هستند.
پس از ثبت هر فرم، با کلیک روی آیکون چاپگر، نسخه چاپی گزارش تهیه میشود. همچنین میتوان از فهرست فرمها، فرمهای دلخواه را انتخاب کرده و گزارش مربوط به آنها را بهصورت مستقیم چاپ کرد.
قابلیت تنظیم و پیشفرض کردن گزارشهای چاپی، از دیگر امکاناتی است که در این بخش ارائه شده است. بهعنوانمثال میتوان تعیین کرد که یک فرم خاص، همیشه با قالبی مشخص و در چند نسخه چاپ شود.
2. گزارشهای مروری
این نوع از گزارشها، یکی از بخشهای قدرتمند و پرکاربرد در سیستم سپیدار است. گزارشهای مروری، اطلاعات ثبتشده را در بازه زمانی دلخواه، به صورت دستهبندیشده نمایش میدهند.
از جمله گزارشهای مروری مهم میتوان به موارد زیر اشاره کرد:
- مرور حسابها (در سطوح گروه، کل، معین، تفصیلی، پیگیری و گردش)
- مرور عملیات بانکی (از جمله صورت مغایرت بانکی)
- مرور فروش و سفارشها
- مرور انبار و موجودی کالا (مانند کاردکس کالا، مرور تعدادی و مبلغی)
- مرور لیست حقوق و دستمزد(برای یادگیری ببیشتر، مقاله آموزش سیستم حقوق و دستمزد سپیدار را مطالعه کنید)
- مرور دارایی و قراردادها
ویژگی مهم این گزارشها، قابلیت فیلترکردن دقیق، پرینتگیری پیشرفته (چاپ چند سطری) و خروجیگرفتن به فرمتهایی مانند Excel است.
نمونه گزارش مرور فروش سپیدار را در عکس زیر میبینید:
در عکس زیر نیز گزارش مرور حسابها را میتوانید ببینید:
در عکس زیر نیز خروجی گزارش مرور حسابها را به صورت چاپ چند سطری میبینید:
3. گزارشساز (Report Builder)
گزارشساز در سپیدار، محیطی پیشرفته برای طراحی، ویرایش و استخراج گزارشهای دلخواه است. با استفاده از این ابزار، کاربران میتوانند گزارشهایی مانند گردش کالا در انبار، لیست بدهکاران و بستانکاران، چکهای پرداختی، صورت سود و زیان و ترازنامه را به صورت سفارشی ایجاد کنند.
ویژگیهای مهم گزارشساز:
- ایجاد گزارشهای کاملا اختصاصی بر اساس نیاز کاربران
- تنظیم دسترسی به گزارشها برای کاربران مختلف
- امکان درج تصویر (مانند لوگو) در گزارشها
- ذخیره گزارش در فرمتهای مختلف PDF، Excel، Word و عکس(در باره تغییر فونت در نرم افزار سپیدار قبلا آموزش دادهایم)
- ارسال مستقیم گزارش از طریق ایمیل (با تنظیم سرویس هاست ایمیل)
نکته قابل توجه این است که برخی از گزارشها در سیستم بهعنوان “گزارش خاص” تعریف شدهاند و قابلیت حذف از گزارشساز را ندارند. با این حال، میتوان این گزارشها را غیرفعال کرد یا نسخهای از آنها را تکثیر و ویرایش کرد.
4. گزارشهای پویا
گزارشهای پویا یا داینامیک، نوعی از گزارشها هستند که امکان تعریف فیلدها، ستونها و شروط دلخواه را به کاربران میدهند. این گزارشها برای زمانی مفید هستند که اطلاعات خاصی در فرمها ثبت شده که در قالب گزارشهای پیشفرض قابل نمایش نیستند.
برای مثال، فرض کنید بخواهید گزارشی از فاکتورهای فروش حاوی تاریخ تسویه یا توضیحات خاص تهیه کنید؛ در این صورت میتوان با استفاده از گزارش پویا، ستونی برای این فیلدها تعریف کرده و گزارش دلخواه را استخراج نمود. توصیه میکنیم درباره نحوه صدور اعلامیه پرداخت در نرم افزار سپیدار مطالعه کنید.
ساخت گزارش پویا در نرمافزار سپیدار بسیار ساده است و از طریق مسیر «شرکت > گزارشهای پویا» انجام میشود. در هر مرحله، فرم و جدول مورد نظر انتخاب میشود و سپس فیلدهای مورد نیاز در ساختار گزارش گنجانده میشوند.
5. گزارش فعالیتهای روز
این بخش شامل مجموعهای از گزارشهای پیشساخته و پرکاربرد برای رصد روزانه فرآیندها است. این گزارشها، با هدف کنترل عملیات جاری و پیشبینی نیازها طراحی شدهاند.
برخی از گزارشهای این بخش عبارتند از:
- کالاهای نیازمند سفارش (با توجه به موجودی حداقلی کالا)
- فاکتورهای تحویلنشده
- خروج انبارهای بدون فاکتور
- چکهای پرداختی و دریافتی سررسیدشده یا در جریان وصول (آموزش جامع ثبت چک در نرم افزار سپیدار را ببینید)
این گزارشها به کاربران کمک میکند در زمان کوتاه، دید دقیقی از وضعیت جاری سازمان داشته باشند و اقدامات اصلاحی را بهموقع انجام دهند. درباره نحوه ثبت سند اختتامیه در نرم افزار سپیدار بیشتر بخوانید.
زیرسیستم گزارشهای مدیریتی در سپیدار
یکی از امکانات منحصربهفرد نرمافزار سپیدار، زیرسیستم گزارشهای مدیریتی آن است که با هدف تحلیل کلان دادههای سازمان طراحی شده است. این بخش، گزارشهای تجمیعی و تحلیلی در حوزههای مختلف حسابداری، فروش، انبار و خزانهداری ارائه میدهد.
قابلیتهای گزارشهای مدیریتی شامل:
- نمایش روند گردش حسابها و سود و زیان در بازههای ماهانه یا فصلی
- تحلیل جریان نقدینگی و موجودی بانک
- مشاهده کالاهای پرفروش (بهصورت تعدادی و ریالی)
- نمایش پنج مشتری بدهکار و پنج تأمینکننده بستانکار
- گزارش تعهدات، مطالبات، دریافت و پرداخت
- نمایش هزینهها به تفکیک مراکز هزینه (با ثبت تنخواه در نرم افزار سپیدار بیشتر آشنا شوید)
این گزارشها به مدیران کمک میکند در کوتاهترین زمان، تصویری روشن از وضعیت مالی، عملیاتی و حسابداری بهای تمام شده مجموعه خود بهدست آورند.
نکات کلیدی برای استفاده بهتر از قابلیت گزارشگیری در سپیدار
خروجی گرفتن گزارشها: تقریبا همه گزارشها در سپیدار قابلیت خروجی به فرمتهایی نظیر PDF، Excel، Word، HTML و تصویر دارند. این قابلیت برای ذخیرهسازی، ارسال به ذینفعان یا پردازشهای بعدی بسیار کاربردی است.
تنظیم دسترسی کاربران: در بخش گزارشساز میتوان برای هر کاربر مشخص کرد که به کدام گزارشها دسترسی داشته باشد. این امکان، امنیت اطلاعات و کنترل دسترسی را افزایش میدهد.
طراحی و ویرایش قالب گزارشها: حتی در قالبهای سیستمی هم میتوان با تکثیر آنها، نسخه جدیدی ساخت و طراحی دلخواه (از جمله فونت، لوگو و ساختار ستونها) را اعمال کرد.
مدیریت گزارشهای بلااستفاده: گزارشهایی که مورد استفاده نیستند را میتوان غیرفعال یا حذف کرد تا محیط گزارشگیری مرتبتر و کارآمدتر باشد.
جمعبندی
گزارشگیری در نرمافزار سپیدار، فراتر از استخراج ساده اطلاعات است. این قابلیتها، ابزارهایی حیاتی برای تحلیل، کنترل و تصمیمگیری به شمار میروند. از گزارشهای مروری و چاپی تا گزارشهای پویا و مدیریتی، همگی به کاربر این امکان را میدهند تا دیدی جامع نسبت به عملکرد حسابداری مالی و عملیاتی سازمان داشته باشد.
چه مدیر مالی باشید، چه حسابدار و چه صاحب کسبوکار، تسلط بر امکانات گزارشگیری سپیدار، شما را در مسیر تصمیمگیریهای دقیق و حرفهای یاری خواهد کرد.
آیا به آموزش و مشاوره در زمینه تهیه گزارشهای خاص در نرمافزار سپیدار نیاز دارید؟ تیم متخصص سپید ارقام امین آماده ارائه خدمات مشاوره و آموزش حرفهای به شماست. برای کسب اطلاعات بیشتر با ما تماس بگیرید یا از طریق سایت رسمی اقدام نمایید.
نظرات کاربران