در دنیای دادهمحور امروز، داشتن ساختاری منظم برای شناسایی کالاها و خدمات، یکی از ارکان اصلی سیستمهای اطلاعاتی است. کدگذاری کالا و خدمت یا بهعبارتی کدینگ، به فرآیند اختصاص یک شناسه یکتا به هر قلم کالا یا خدمت گفته میشود؛ شناسهای که بازیابی، دستهبندی و تحلیل دادهها را سادهتر و دقیقتر میسازد.
در نرمافزار حسابداری سپیدار، قابلیت کدگذاری اتوماتیک به مدیران شرکتها این امکان را میدهد که بدون نیاز به وارد کردن دستی کدها، کالاها و خدمات را بهصورت سیستمی و طبق الگوی دلخواه، شناسایی و طبقهبندی کنند. در این مقاله با مفهوم کدگذاری، مزایای آن، و نحوه تعریف کدگذاری خودکار در سپیدار آشنا خواهید شد.
کدگذاری چیست و چرا اهمیت دارد؟
کدگذاری (Coding) به معنای تبدیل یک عنوان یا مفهوم به یک شناسه عددی یا ترکیبی یکتا است. در سیستمهای مالی و انبارداری، کد هر کالا یا خدمت به عنوان هویت آن شناخته میشود. اگر چند محصول مشابه با نامهای متفاوت ثبت شوند، احتمال بروز خطا در گزارشگیری، سفارشگذاری یا انبارگردانی افزایش مییابد.
بنابراین، استفاده از کدهای استاندارد و ساختارمند در شناسایی کالا و خدمت، نظم اطلاعات را حفظ میکند و موجب جلوگیری از ورود اطلاعات تکراری، تسهیل در جستجو و کاهش خطای انسانی نیز میشود. البته به یاد داشته باشید که کدگذاری کالا و کدینگ نرم افزار سپیدار دو مفهوم متفاوت هستند.
مزایای کدگذاری اتوماتیک در نرم افزار سپیدار
کدگذاری خودکار در سپیدار به کاربران این امکان را میدهد که:
- برای هر کالا یا خدمت، کدی یکتا و ساختاریافته ثبت شود.
- فرآیند تعریف کالا یا خدمت سریعتر انجام شود.
- احتمال بروز اشتباه در تخصیص کد کاهش یابد.
- ساختار دستهبندی در گروههای مختلف کالا یا خدمات حفظ گردد.
- در زمان گزارشگیری از انبار یا صورتهای مالی، نتایج دقیقتری حاصل شود.
تنظیمات کدگذاری اتوماتیک در سپیدار
برای فعالسازی کدگذاری خودکار پس از خرید نرم افزار سپیدار، ابتدا باید تنظیمات مربوطه را در سیستم انجام دهید. مراحل تنظیم به شرح زیر است:
مرحله اول: فعالسازی گزینه کدگذاری خودکار
- از منوی اصلی، وارد مسیر تنظیمات ← تنظیمات سیستم شوید.
- در تب تأمینکنندگان و انبار، گزینه کدگذاری اتوماتیک را فعال نمایید.
با فعالسازی این گزینه، سیستم آماده اجرای کدگذاری خودکار برای کالاها یا خدمات خواهد بود.
انتخاب روش کدگذاری: سریال یا گروهبندی
سپیدار دو روش برای کدگذاری اتوماتیک ارائه میدهد:
1. کدگذاری بر اساس سریال کالا
در این حالت، برای کالاها بهصورت پیدرپی و شمارهگذاری شده، کد تخصیص مییابد. تنظیمات زیر باید انجام شود:
- تعیین طول جزء متغیر (مثلاً 4 رقم برای شماره سریال)
- تعیین شماره شروع (مثلاً از 1001)
توجه: کد نهایی کالا هنگام ثبت رسید انبار و ورود کالا، به صورت خودکار بر اساس سریال تعیین خواهد شد.
2. کدگذاری بر اساس گروهبندی
در این روش، ابتدا کالا یا خدمت در یک گروه مشخص قرار میگیرد و کدگذاری بر اساس ساختار گروه انجام میشود. برای این روش، باید تنظیمات زیر انجام شود:
- تعیین طول کد گروه (مثلاً 2 رقم)
- تعداد ارقام خواندهشده از گروه (مثلاً 2 رقم)
- طول بخش متغیر و شروع شمارنده
در این روش، ترکیب کد گروه و شماره سریال بهصورت ترکیبی، کد نهایی را تشکیل میدهد.
تعریف گروه کالا یا خدمت در سپیدار
برای استفاده از کدگذاری بر مبنای گروه، لازم است ابتدا گروهبندی کالاها و خدمات را تعریف نمایید.
مراحل تعریف گروه:
- از منوی سمت راست، وارد بخش شرکت شوید.
- روی گزینه گروه جدید کلیک کنید.
- در فرم بازشده، در قسمت «موجودیت»، گزینه گروه کالا/خدمت – کدگذاری را انتخاب نمایید.
- سپس کد گروه و عنوان گروه را وارد کرده و فرم را ذخیره کنید.
نکته: برای مشاهده یا ویرایش گروههای تعریفشده میتوانید از مسیر شرکت ← فهرست ← گروهها استفاده کنید.
تعریف کالا یا خدمت با کدگذاری اتوماتیک
پس از انجام تنظیمات فوق، میتوانید کالا یا خدمت جدید را در سپیدار تعریف نمایید:
مراحل تعریف کالا:
1- وارد ماژول انبار سپیدار شوید.
2- از بخش عملیات، گزینه کالا/خدمت جدید را انتخاب نمایید.
3- گروه کالا را از فهرست گروههای قبلاً تعریفشده انتخاب کنید.
4- سیستم بهصورت خودکار، کد کالا را بر اساس تنظیمات گروه یا سریال ثبت خواهد کرد.
5- سایر اطلاعات موردنیاز (مانند عنوان کالا، واحد سنجش، محل نگهداری و …) را تکمیل کرده و کالا را ذخیره نمایید.
نکات کلیدی هنگام کدگذاری کالا در سپیدار
- اگر تنظیمات کدگذاری انجام نشده باشد، کد کالا باید بهصورت دستی وارد شود.
- تغییر تنظیمات کدگذاری پس از ثبت کالا، بر کالاهای ثبتشده قبلی اعمال نمیشود.
- در صورت حذف یا تغییر گروه کالا، کد تخصیصدادهشده تغییر نخواهد کرد.
جمعبندی
کدگذاری اتوماتیک کالا و خدمت در نرمافزار سپیدار، راهکاری مؤثر برای ساماندهی دادههای انبار برای بهبود انبارگردانی در نرم افزار سپیدار و جلوگیری از خطاهای انسانی به ویژه در حسابداری بهای تمام شده است. این قابلیت بهویژه برای شرکتهایی با تنوع بالای محصولات یا خدمات، بسیار ارزشمند است.
با بهرهگیری صحیح از تنظیمات کدینگ در سپیدار، میتوان فرآیند تعریف کالا را سریعتر، دقیقتر و با کمترین خطا مدیریت کرد. اگر در مراحل اجرا یا پیکربندی نیاز به راهنمایی بیشتر دارید، کارشناسان سپید ارقام امین آماده همراهی شما در این راه به عنوان بخشی از خدمات نمایندگی فروش نرم افزار سپیدار هستند.
نظرات کاربران