در این مقاله تلاش کردهایم تا با زبانی ساده، اما تخصصی، مراحل بستن حسابها و ثبت اسناد اختتامیه و افتتاحیه در نرم افزار سپیدار را به صورت گامبهگام آموزش دهیم. اگر شما نیز در آستانه پایان سال مالی هستید یا به تازگی با نرم افزار سپیدار کار میکنید، مطالعه این راهنما به شما کمک خواهد کرد تا با اطمینان خاطر وارد دوره مالی جدید شوید.
تفاوت حسابهای دائمی و موقت در سپیدار
در فرآیند بستن حسابها، شناخت دقیق حسابهای دائمی و موقت نقش کلیدی دارد:
- سند اختتامیه برای بستن حسابهای موقت صادر میشود.
- سند افتتاحیه برای انتقال مانده حسابهای دائمی به سال جدید ثبت میگردد.
وضعیت حساب سود و زیان انباشته
در زمان صدور سند اختتامیه، نرمافزار حسابداری سپیدار مانده نهایی حساب سود و زیان را به حساب سود و زیان انباشته منتقل میکند. این مانده در سند افتتاحیه نیز بهصورت خودکار به سال جدید منتقل میشود.
اگر حساب سود و زیان انباشته در ساختار حسابداری شرکت تعریف نشده باشد، نرمافزار در زمان ثبت سند اختتامیه به شما اخطار خواهد داد و اجازه صدور سند را نمیدهد.
آیا میتوان چند بار سند افتتاحیه صادر کرد؟
بله. در صورتی که پس از ثبت سند اختتامیه و ایجاد سال مالی جدید، تغییری در حسابهای سال قبل ایجاد شود (مثلاً صدور یک سند اصلاحی یا برگشت هزینه)، میتوانید:
- سند افتتاحیه قبلی را حذف کنید.
- سند اختتامیه را ویرایش کنید.
- سپس سند افتتاحیه جدیدی صادر نمایید.
تا زمانی که اسناد دوره قبل قطعی نشدهاند، فرآیند بستن حسابها قابل بازبینی و اصلاح است.
مراحل بستن حسابها در سپیدار
برای بستن حسابها در نرمافزار سپیدار، باید چند مرحله مشخص را به ترتیب انجام دهید:
۱. کنترل اسناد حسابداری و بستن دوره مالی
قبل از هر کاری لازم است اطمینان حاصل کنید که کلیه اسناد حسابداری دوره مالی بررسی و تأیید شدهاند و هیچ سندی در وضعیت پیشنویس یا تأیید نشده باقی نمانده باشد.
مراحل کنترل:
- مرور تمام اسناد حسابداری ثبتشده
- اطمینان از تراز بودن دفاتر
- بررسی عدم وجود سند معلق یا باز
پس از انجام این بررسیها میتوانید دوره مالی را ببندید. البته توجه باشید که هرگز از نرم افزار سپیدار کرک شده برای انچام هیچ یک از امور مالی خودتان استفاده نکنید.
۲. صدور سند اختتامیه در سپیدار
سند اختتامیه در واقع سندی است که در پایان سال مالی برای بستن حسابهای موقت مانند درآمد، هزینه و سود و زیان صادر میشود. این سند باعث میشود که ماندهی این حسابها به صفر برسد.
مراحل ثبت سند اختتامیه:
1- از منوی سیستم، وارد بخش عملیات پایان سال مالی شوید.
2- گزینه صدور سند اختتامیه را انتخاب کنید.
3- تاریخ سند را برابر با آخرین روز سال مالی قرار دهید.
4- در صورتی که چند سطح از کدینگ حسابها در شرکت فعال باشد، مطمئن شوید که حسابها به درستی بسته میشوند.
5- پس از بررسی، گزینه تأیید و صدور سند را انتخاب کنید.
نکته: سند اختتامیه تنها زمانی صادر میشود که همه اسناد پیش از آن تأیید شده باشند و سیستم مغایرتی در حسابها نداشته باشد. در اینجا توصیه می کنیم مقاله تفاوت نرم افزار سپیدار و همکاران سیستم را بخوانید.
۳. ایجاد سال مالی جدید
پس از ثبت سند اختتامیه، نوبت به ایجاد سال مالی جدید در سپیدار میرسد.
مراحل ایجاد سال مالی جدید:
- از منوی تعاریف وارد بخش دورههای مالی شوید.
- گزینه افزودن سال مالی جدید را انتخاب کنید.
- تاریخ شروع و پایان سال جدید را وارد نمایید.
- سال مالی جدید را فعال کنید.
توصیه مهم: بهتر است قبل از ادامه، یک نسخه پشتیبان (Backup) از سیستم تهیه کنید.
۴. ثبت سند افتتاحیه در سپیدار
پس از ایجاد سال مالی جدید، باید مانده حسابهای دائمی (دارایی، بدهی و سرمایه) را به دوره جدید منتقل کنید. این کار از طریق ثبت سند افتتاحیه انجام میشود.
مراحل ثبت سند افتتاحیه:
1- در سال مالی جدید، به بخش عملیات پایان سال مالی بروید.
2- گزینه صدور سند افتتاحیه را انتخاب کنید.
3- تاریخ سند را اولین روز سال مالی جدید قرار دهید.
4- سیستم بهصورت خودکار مانده حسابهای دائمی را از سند اختتامیه دوره قبل استخراج میکند.
5- سند را تأیید و ذخیره نمایید.
ما قبلا درباره ثبت تنخواه در نرم افزار سپیدار نیز به صورت کامل توضیح دادهایم.
نکات مهم در ثبت اسناد اختتامیه و افتتاحیه
- پشتیبانگیری: قبل از هر تغییر مهم در سال مالی، حتماً از سیستم نسخه پشتیبان تهیه کنید.
- دقت در تاریخها: تاریخ ثبت سندهای اختتامیه و افتتاحیه باید دقیقاً مطابق با آخرین روز سال مالی قبل و اولین روز سال مالی جدید باشد.
- بررسی مانده حسابها: قبل از صدور سند افتتاحیه، گزارش تراز آزمایشی پایان سال را تهیه کرده و مانده حسابها را کنترل کنید.
کنترل صحت سند اختتامیه چطور انجام میشود؟
پس از صدور سند اختتامیه، پیشنهاد میشود که موارد زیر را بررسی نمایید:
- آیا تمام حسابهای موقت به درستی بسته شدهاند؟
- آیا مانده حسابهای دائمی در تراز آزمایشی پایان سال با سند افتتاحیه سال جدید یکسان هستند؟
- آیا هیچ حسابی با مانده غیرمنتظره باقی نمانده است؟
برای اطمینان از این موارد میتوانید از گزارشهای زیر استفاده کنید:
- تراز آزمایشی چهار ستونی پایان سال مالی
- دفتر کل حساب سود و زیان انباشته
- گزارش ترازنامه پایان سال
حتما به نکات انبارگردانی در نرم افزار سپیدار توجه ویژه ای داشته باشید.
صدور سند افتتاحیه بهصورت دستی یا سیستمی؟!
در نرمافزار سپیدار، سند افتتاحیه بهصورت سیستمی و اتوماتیک صادر میشود؛ اما ممکن است در برخی موارد نیاز به ویرایش دستی این سند داشته باشید، بهخصوص اگر بخواهید اصلاحاتی در مانده برخی حسابها اعمال کنید. درباره سند زدن در نرم افزار سپیدار بیشتر بخوانید.
توجه: در صورتی که اسناد دوره قبل تغییر داده شوند، باید سند افتتاحیه حذف و مجدداً صادر گردد.
بررسی گزارشهای کلیدی پس از ثبت اسناد
بعد از اتمام عملیات پایان سال، حتماً این گزارشها را بررسی کنید:
- تراز آزمایشی ابتدای سال جدید (آیا با تراز پایان سال قبل مطابقت دارد؟)
- دفتر کل سود و زیان انباشته (آیا مانده صحیح منتقل شده است؟)
- صورتهای مالی سال گذشته (برای تهیه و ارسال اظهارنامه مالیاتی)
این بررسیها کمک میکند مطمئن شوید که فرآیند بستن حسابها و انتقال به سال جدید بدون نقص انجام شده است.
نکاتی برای جلوگیری از خطاهای رایج
برای جلوگیری از بروز اشتباه در فرآیند بستن حسابها در سپیدار، به نکات زیر دقت کنید:
- تمام اسناد باید تأیید شده باشند؛ اسناد پیشنویس در فرآیند اختتامیه در نظر گرفته نمیشوند.
- تراز بودن سند اختتامیه الزامی است؛ در غیر این صورت امکان صدور سند افتتاحیه وجود ندارد.
- از صحت مانده حسابها قبل از صدور سند افتتاحیه مطمئن شوید.
- پیش از هرگونه عملیات حساس، از اطلاعات سیستم بکاپ تهیه کنید.
چطور سند افتتاحیه در نرم افزار سپیدار ثبت کنیم؟
پس از آنکه سال مالی قبل را با موفقیت بسته و سند اختتامیه را ثبت کردید، نوبت به ثبت سند افتتاحیه میرسد. این سند به منظور انتقال مانده حسابهای دائمی (داراییها، بدهیها و سرمایه) به سال مالی جدید صادر میشود و از اهمیت بالایی برخوردار است.
مراحل ثبت سند افتتاحیه در سپیدار به زبان ساده!
برای صدور سند افتتاحیه در نرمافزار سپیدار، باید ابتدا وارد سال مالی جدید شوید و سپس مراحل زیر را دنبال کنید:
- از منوی سیستم، به بخش عملیات پایان سال مالی بروید.
- گزینه صدور سند افتتاحیه را انتخاب کنید.
- در پنجره بازشده، تاریخ سند را بر اساس اولین روز سال مالی جدید وارد نمایید.
- نرمافزار، اطلاعات مورد نیاز را بهصورت خودکار از سند اختتامیه سال قبل استخراج میکند و در قالب سند افتتاحیه نمایش میدهد.
- در این مرحله، میتوانید اطلاعات سند را بررسی و در صورت نیاز اصلاح کنید.
- پس از اطمینان از درستی اطلاعات، بر روی دکمه تأیید و صدور سند کلیک کنید.
نکته مهم: صدور سند افتتاحیه تنها در صورتی امکانپذیر است که سند اختتامیه سال قبل بهدرستی ثبت شده و تراز باشد.
تفاوت سند افتتاحیه با سایر اسناد حسابداری
سند افتتاحیه برخلاف سایر اسناد معمول حسابداری، بهصورت مستقیم توسط کاربر ثبت نمیشود؛ بلکه بر اساس مانده حسابهای دائمی در سند اختتامیه بهصورت سیستمی تولید میشود. به همین دلیل، صحت این سند کاملاً وابسته به درستی اطلاعات مالی پایان سال گذشته است. پیشنهاد می کنیم درباره صدور اعلامیه پرداخت در نرم افزار سپیدار نیز بخوانید.
نتیجهگیری
فرآیند بستن حسابها و ثبت اسناد اختتامیه و افتتاحیه، از مراحل ضروری در پایان هر دوره مالی است. با استفاده از امکانات نرمافزار سپیدار، این فرآیند بهصورت دقیق و ساختاریافته انجام میشود.
با رعایت مراحل گفتهشده و بررسیهای لازم، میتوانید دوره مالی جدید را با دقت و بدون مشکل آغاز کنید. اگر در اجرای این مراحل نیاز به راهنمایی یا مشاوره دارید، تیم متخصصان سپید ارقام امین آماده پاسخگویی به شما خواهد بود.
خدمات سپید ارقام امین در زمینه آموزش و پشتیبانی سپیدار
ما در سپید ارقام امین بهعنوان نمایندگی رسمی فروش نرمافزار سپیدار، خدمات آموزشی، پشتیبانی و مشاوره تخصصی نیز برای کاربران نرمافزار سپیدار ارائه میدهیم. برای دریافت مشاوره در مورد نحوه بستن حسابها یا هرگونه سوال مرتبط با عملکرد سپیدار و دیدن دموی نرم افزار سپیدار، با ما تماس بگیرید.
نظرات کاربران