تسویه حساب طرف مقابل در نرم‌افزار سپیدار چطور انجام می‌شود؟

در جریان فعالیت‌های مالی روزمره‌ی شرکت‌ها، موضوعاتی نظیر تسویه حساب با طرف مقابل از اهمیت بسیار بالایی برخوردار است. یکی از قابلیت‌های کلیدی نرم‌افزار حسابداری سپیدار، امکان انجام دقیق و سریع عملیات تسویه حساب با اشخاص حقیقی و حقوقی است. در این مقاله، علاوه بر بررسی مفهوم تسویه حساب، نحوه انجام آن در برنامه حسابداری سپیدار را نیز به‌صورت گام‌به‌گام آموزش خواهیم داد.

تفاوت تسویه حساب و تصفیه حساب چیست؟

پیش از آنکه وارد آموزش نرم‌افزاری شویم، لازم است تفاوت میان دو واژه‌ی تسویه حساب و تصفیه حساب را بشناسیم؛ زیرا این دو مفهوم گاهی به اشتباه به جای یکدیگر استفاده می‌شوند.

تسویه حساب زمانی اتفاق می‌افتد که ما بخواهیم مانده حساب طرف مقابل را صفر کنیم، اما همچنان ارتباط مالی و تجاری بین دو طرف برقرار باشد. به‌عبارتی تسویه حساب به معنی برقراری توازن بین بدهی‌ها و بستانکاری‌های جاری با طرف حساب است.

در مقابل، تصفیه حساب بیشتر به مراحل انحلال شرکت مربوط می‌شود؛ در این فرآیند، تمامی دارایی‌ها و بدهی‌ها تعیین تکلیف شده و کلیه حساب‌ها بسته می‌شوند. پس از تصفیه، ارتباط مالی بین طرفین به‌طور کامل پایان می‌یابد.

هدف از انجام تسویه حساب چیست؟

در هر حسابی که بین دو طرف در جریان است، ممکن است مانده‌ای از بدهی یا بستانکاری وجود داشته باشد. تا زمانی که این مانده صفر نشود، حساب تسویه نشده محسوب می‌شود. هدف از تسویه حساب این است که با تهاتر بدهی‌ها و بستانکاری‌ها، توازن مالی در حساب برقرار گردد.

در نرم‌افزار حسابداری سپیدار، این فرآیند با امکانات متنوعی قابل انجام است که در ادامه به بررسی آن‌ها خواهیم پرداخت. برای تسلط بیشتر روی این آموزش، توصیه می کنیم آموزش سیستم مشتریان و فروش سپیدار را نیز ببینید.

روش‌های تسویه حساب طرف مقابل در نرم‌افزار سپیدار

نرم‌افزار سپیدار، امکان تسویه حساب با طرف مقابل را از چند مسیر فراهم می‌کند. این قابلیت باعث می‌شود که بتوانید در شرایط مختلف مالی، بهترین روش تسویه را انتخاب نمایید. در ادامه سه روش اصلی را معرفی می‌کنیم:

1.    تسویه حساب با رسید دریافت

این روش زمانی کاربرد دارد که شما قبل از صدور فاکتور فروش، مبلغی را از مشتری دریافت کرده‌اید(درباره ثبت فروش در نرم افزار سپیدار بخوانید). حال می‌خواهید فاکتور جدید را با رسید دریافت قبلی تسویه کنید.

مراحل:

1. از منوی «دریافت و پرداخت»، گزینه «تسویه حساب طرف مقابل» را انتخاب نمایید.
2. نوع طرف مقابل را (مشتری یا واسط) مشخص کنید.
3. طرف حساب موردنظر را انتخاب کنید.
4. در جدول سمت راست، فاکتورهای فروش تسویه‌نشده را با علامت مثبت زرد رنگ اضافه کنید.
5. در جدول سمت چپ، رسیدهای دریافت قبلی را انتخاب نمایید.
6. اختلاف بین جمع بدهکار و بستانکار در بالای فرم نمایش داده می‌شود؛ این مقدار باید صفر شود.
7. در نهایت روی آیکن ذخیره کلیک نمایید.

2.    تسویه حساب با مانده قبلی طرف حساب

در صورتی‌که مشتری از قبل در حساب خود مانده بستانکاری داشته باشد، می‌توان مبلغ فاکتور جدید را از این مانده تسویه نمود.

مراحل:

1. وارد منوی «تسویه حساب طرف مقابل» شوید.
2. نوع طرف مقابل را انتخاب کرده و سپس شخص موردنظر را انتخاب نمایید.
3. فاکتور فروش یا مانده اول دوره را از جدول سمت راست اضافه کنید.
4. از جدول سمت چپ، مانده بستانکاری را برای تسویه انتخاب کنید.
5. با برابر کردن اقلام بدهکار و بستانکار، آیکن ذخیره را کلیک نمایید.

نکته: اگر فقط بخواهید بخشی از فاکتور را تسویه کنید، کافی است در ستون “مبلغ تسویه” عدد موردنظر را وارد نمایید.

پیشنهاد می کنیم که درباره ثبت طرف حساب در نرم افزار سپیدار مطالعه کنید.

3.    تسویه حساب همزمان با صدور رسید دریافت

اگر بخواهید همزمان با تسویه حساب، رسید دریافت جدید نیز صادر کنید، این روش کاربردی خواهد بود. به عنوان مثال پس از صدور فاکتور فروش، مشتری مبلغی را پرداخت می‌کند که قصد دارید آن را همزمان ثبت نمایید.

مراحل:

1. فاکتور فروش یا مانده ابتدای دوره را انتخاب کنید.
2. از جدول سمت راست فاکتور را اضافه کنید.
3. در جدول سمت چپ، با کلیک بر روی آیکن “ثبت رسید دریافت”، نوع دریافت (نقد، چک، حواله بانکی یا کارت‌خوان) را مشخص کرده و اطلاعات را ثبت کنید.
4. با ذخیره فرم، وضعیت فاکتور به «تسویه شده» تغییر خواهد کرد.

نکات تکمیلی و مهم

• در قسمت اقلام بدهکار، می‌توان علاوه بر فاکتور فروش، از گزینه‌هایی مانند اعلامیه بدهکار و اعلامیه پرداخت نیز استفاده کرد.
• در سمت اقلام بستانکار نیز می‌توان از رسید دریافت، اعلامیه بستانکار و فاکتور برگشتی بهره برد.
• تنها فاکتورهایی که دارای مانده هستند، قابلیت شرکت در تسویه حساب را دارند.
• حتما پیش از ذخیره، بررسی کنید که اختلاف بین اقلام بدهکار و بستانکار صفر باشد.

ابزارهای مکمل در ماژول دریافت و پرداخت سپیدار

ماژول دریافت و پرداخت سپیدار تنها محدود به عملیات تسویه حساب نیست. امکانات دیگری مانند استرداد چک نیز در همین ماژول در دسترس است. به‌عنوان نمونه اگر چکی را به مشتری داده‌اید و بخواهید آن را بازگردانید (به‌دلایل نظیر عدم تحقق تعهد یا توافق جدید)، می‌توانید از فرم «استرداد چک» استفاده نمایید. آموزش جامع ثبت چک در نرم افزار سپیدار و تعریف دسته چک در نرم افزار سپیدار، دو نمونه از آموزش هایی است که برای شما تهیه کرده ایم.

جمع‌بندی

در نرم‌افزار حسابداری سپیدار، تسویه حساب طرف مقابل یکی از امکانات کلیدی برای برقراری تعادل مالی در حساب‌هاست. این ماژول با انعطاف‌پذیری بالا، امکان تسویه با استفاده از رسید دریافت، مانده حساب، یا حتی ثبت همزمان رسید جدید را فراهم می‌کند.

اگر به دنبال تجربه‌ی کار عملی با این قابلیت هستید، می‌توانید از دموی رایگان سیستم دریافت و پرداخت نرم‌افزار سپیدار استفاده کنید. برای دریافت دمو کافی‌ست از طریق سایت سپید ارقام امین درخواست خود را ثبت نمایید.