در هر شرکت یا سازمانی، داراییهای ثابت مانند ماشینآلات، تجهیزات، ساختمانها و وسایل نقلیه نقش مهمی در فرآیندهای عملیاتی و سرمایهگذاری ایفا میکنند. مدیریت دقیق و اصولی این داراییها نهتنها موجب حفظ و نگهداری بهتر آنها میشود، بلکه اطلاعات حیاتی برای تصمیمگیریهای مالی فراهم میآورد. در این میان، استفاده از یک نرمافزار حسابداری قدرتمند مانند سپیدار سیستم و بهطور خاص سیستم دارایی ثابت آن، میتواند مدیریت این حوزه را بهصورت دقیق، ساده و منسجم تسهیل کند.
در این مقاله قصد داریم با معرفی کامل سیستم دارایی ثابت سپیدار، قابلیتهای آن را بررسی کرده و نقش آن را در مدیریت بهتر داراییهای ثابت شرکتها شرح دهیم. قبلا در مقاله حسابداری اموال و دارایی ثابت به صورت مفصل درباره این موضوع نوشته ایم.
چرا مدیریت دارایی ثابت اهمیت دارد؟
داراییهای ثابت جزء مهمترین منابع مالی شرکتها هستند که در صورت ثبت و نگهداری صحیح، میتوانند در بلندمدت سودآوری قابل توجهی ایجاد کنند. برای این منظور، رعایت استانداردهای حسابداری، بهویژه استاندارد حسابداری شماره 11، الزامی است. این استاندارد به نحوه شناسایی، ثبت، استهلاک و کاهش ارزش داراییها میپردازد و اطلاعات مرتبط با سرمایهگذاری در داراییها را برای ذینفعان مالی شفافسازی میکند.
قبلا در مقاله حسابداری اموال و دارایی ثابت به صورت مفصل درباره این موضوع نوشته ایم.
سیستم دارایی ثابت در نرمافزار سپیدار چه نقشی ایفا میکند؟
سیستم دارایی ثابت سپیدار یکی از ماژولهای کاربردی این نرمافزار است که با هدف ثبت، پیگیری، محاسبه استهلاک و گزارشگیری داراییهای ثابت طراحی شده است. این سیستم بهصورت یکپارچه با سایر ماژول های نرم افزار سپیدار (مانند حسابداری، انبار و خرید) ارتباط دارد و بسیاری از فرآیندهای مالی را به صورت خودکار انجام میدهد.
مهمترین مزایای استفاده از سیستم دارایی ثابت سپیدار:
- محاسبه دقیق و خودکار استهلاک داراییها
- ثبت عملیات مرتبط با تحصیل، انتقال، اسقاط، حذف و فروش دارایی
- ارتباط مستقیم با سیستم حسابداری و صدور خودکار اسناد مالی
- گزارشگیری جامع از وضعیت داراییها، استهلاک، محل استقرار و سود و زیان مرتبط
- تسهیل عملیات پلاکگذاری و ردیابی فیزیکی داراییها
اگر با سپیدار چندان آشنا نیستید، ما قبلا درباره اینکه نرم افزار حسابداری سپیدار چیست یک مقاله جامع نوشته ایم.
مراحل پیادهسازی و راهاندازی سیستم دارایی ثابت سپیدار
1. تنظیمات اولیه سیستم
پس از خرید نرم افزار سپیدار ، نخستین گام برای راهاندازی سیستم، انجام تنظیمات پایه است. در این بخش کاربر موارد زیر را تعریف میکند:
- طول کد گروه و طبقه دارایی
- روش پلاکگذاری (دستی یا خودکار)
- تعیین معینهای پیشفرض حسابداری
- تعیین سال استقرار سیستم
نکته: پس از تعریف گروه و طبقه دارایی، امکان ویرایش ساختار کددهی وجود ندارد، بنابراین لازم است با دقت انجام شود. توجه به مفاهیم معادله حسابداری و حسابداری مالی در این مرحله اهمیت زیادی دارد.
2. استقرار داراییهای پیش از سال استقرار
چنانچه داراییهایی پیش از پیادهسازی سیستم تحصیل شدهاند، باید از طریق فرم «استقرار دارایی» وارد سیستم شوند. این فرم اطلاعاتی مانند بهای تمامشده، تاریخ بهرهبرداری و نوع دارایی را ثبت میکند. همچنین قابلیت دریافت اطلاعات از فایل اکسل برای ورود دستهجمعی داراییها نیز وجود دارد. در نرم افزار پیمانکاری سپیدار این موارد را به راحتی می توانید ثبت کنید.
نحوه ثبت انواع عملیات دارایی در سیستم سپیدار
1. تحصیل دارایی
ورود دارایی جدید به سیستم به دو شکل انجام میشود:
- تحصیل بدون مبنا: ثبت دارایی به صورت مستقیم با مشخصکردن بهای تمامشده، روش محاسبه استهلاک، تاریخ بهرهبرداری و مرکز هزینه.
- تحصیل بر مبنای فاکتور خرید: در این حالت ابتدا فاکتور خرید ثبت شده و سپس با انتخاب آن، اطلاعات دارایی بهطور خودکار تکمیل میشود. این روش مناسب زمانی است که فاکتور دارایی مشمول مالیات و عوارض باشد.
2. ثبت مخارج پس از تحصیل
اگر پس از بهرهبرداری، هزینههایی بابت تعمیرات اساسی یا توسعه دارایی انجام شود، باید در سیستم ثبت گردد. این عملیات نیز در دو حالت با یا بدون فاکتور قابل انجام است.
3. انتقال دارایی
در صورتی که محل استقرار یا تحویلگیرنده دارایی تغییر کند، از فرم «انتقال دارایی» استفاده میشود. اطلاعات قبلی نمایش داده شده و کاربر تغییرات لازم را اعمال میکند.
4. فروش، اسقاط، حذف و معاوضه دارایی
- فروش دارایی: با تعیین قیمت فروش، سیستم به صورت خودکار سود یا زیان ناشی از فروش را محاسبه میکند.
- اسقاط دارایی: زمانی انجام میشود که دارایی دیگر قابل استفاده نباشد، اما همچنان در شرکت باقی بماند.
- حذف دارایی: مربوط به مواردی مانند سرقت، آتشسوزی یا اهدای دارایی است.
- معاوضه دارایی: شامل ثبت فروش دارایی واگذار شده و تحصیل دارایی جدید است. در صورت وجود سرک دریافتی یا پرداختی، از سیستم دریافت و پرداخت برای ثبت آن استفاده میشود.
5. ثبت دارایی بلا استفاده و استفاده مجدد
اگر دارایی برای مدتی بیش از ۶ ماه بلا استفاده باقی بماند، میزان استهلاک آن در این دوره به ۳۰٪ کاهش مییابد. پس از استفاده مجدد، محاسبات استهلاک به حالت عادی باز میگردد.
محاسبه استهلاک دارایی در سیستم سپیدار
سیستم دارایی ثابت سپیدار مطابق با ماده ۱۴۹ قانون مالیاتهای مستقیم، روشهای متنوعی برای محاسبه استهلاک در نظر گرفته است:
روشهای محاسبه استهلاک:
- خط مستقیم: استهلاک بهصورت مساوی در طول عمر مفید دارایی محاسبه میشود.
- مانده نزولی: در هر سال درصدی از ارزش دفتری دارایی مستهلک میشود.
- بر مبنای تعداد تولید: در داراییهای تولیدی، استهلاک براساس حجم تولیدی محاسبه میشود.
در سیستم سپیدار، پس از انتخاب گروه دارایی، اطلاعات مربوط به نرخ یا عمر مفید به صورت خودکار درج میشود. محاسبه استهلاک در پایان هر ماه قابل انجام است و کاربر میتواند سند حسابداری مربوط به هزینه استهلاک را بهصورت ماهانه یا تجمیعی صادر کند. توصیه می کنیم درباره تفاوت حسابداری و حسابرسی بخوانید.
تغییر روش یا نرخ استهلاک دارایی
در صورت تغییر قوانین مالیاتی یا اصلاح جدول استهلاکات، نرخ یا روش محاسبه استهلاک ممکن است تغییر کند. سیستم سپیدار امکان ثبت این تغییرات را در فرم مخصوص و در ابتدای سال مالی فراهم میکند. اطلاعات قبلی به صورت غیرقابل ویرایش باقی میماند و کاربر صرفاً تغییرات جدید را وارد میکند. ما پیش از این وظایف قانونی و کارهای مالیاتی حسابدار را بررسی کرده ایم.
گزارشگیری از وضعیت داراییها
از طریق بخش مرور داراییها میتوان گزارشهای کاملی در رابطه با هر دارایی بهدست آورد که شامل موارد زیر است:
- بهای تمامشده اولیه، اضافات و کسورات
- استهلاک انباشته، محاسبات جدید و کاهش استهلاک
- تاریخ بهرهبرداری، محل استقرار و وضعیت دارایی
- کارت دارایی: شامل تاریخچه کامل عملیات انجامشده بر روی دارایی
این گزارشها امکان تحلیل مالی دقیقتری از عملکرد شرکت در حوزه داراییهای ثابت فراهم میکنند. در نرم افزار سپیدار ابری این گزارش ها به صورت 24 ساعته و از هر کجا قابل تهیه است.
جمعبندی
سیستم دارایی ثابت نرمافزار سپیدار با پوشش کامل چرخه عمر دارایی از زمان خرید تا فروش یا اسقاط، ابزاری کارآمد و دقیق برای مدیریت منابع مالی سازمان محسوب میشود. با استفاده از این سیستم، فرآیندهایی مانند محاسبه استهلاک، صدور اسناد حسابداری، گزارشگیری، ثبت هزینههای پس از تحصیل و حتی معاوضه داراییها بهصورت سیستماتیک و مطابق با قوانین و استانداردهای حسابداری انجام میشود.
اگر شما بهدنبال کاهش ریسکهای مالیاتی، افزایش شفافیت در دفاتر حسابداری و بهینهسازی عملکرد سرمایهگذاری در داراییهای ثابت شرکت خود هستید، استفاده از سیستم دارایی ثابت سپیدار یک انتخاب هوشمندانه خواهد بود.
نظرات کاربران