یکی از اولین و اساسیترین مراحل راهاندازی سیستم حسابداری و انبار در هر سازمان، تعریف دقیق مشخصات کالاها و خدمات است. در نرمافزار سپیدار نیز این موضوع اهمیت زیادی دارد، زیرا اطلاعات واردشده در این بخش، مستقیماً بر عملکرد بخشهای خرید، فروش، انبارداری، و حتی حسابداری مالی تأثیرگذار است.
در این مقاله با روش تعریف کالا و خدمت در نرم افزار سپیدار، نکات کلیدی در ورود اطلاعات، تفاوتهای بین کالا و خدمت و نحوه مدیریت آنها در سیستم آشنا خواهید شد. علاوه بر این مقاله، مطالعه مقاله ثبت کالا در نرم افزار سپیدار را نیز به شما پیشنهاد می کنیم.
تعریف کالا در نرمافزار سپیدار
برای تعریف کالا در سپیدار، کافی است مراحل زیر را گامبهگام طی کنید:
- دسترسی به فرم تعریف کالا
از منوی اصلی وارد مسیر زیر شوید:
تأمینکنندگان و انبار ← عملیات ← کالا/خدمت جدید
با این مسیر، فرم ایجاد کالا یا خدمت باز میشود.
- انتخاب نوع آیتم
در ابتدای فرم، نوع آیتم را تعیین میکنید. سه گزینه وجود دارد:
- کالا: اقلامی که قابلیت نگهداری در انبار دارند(اصول اولیه انبارداری را حتما مطالعه کنید)
- خدمت: خدمات غیر فیزیکی (مانند حملونقل، مشاوره و…)
- دارایی ثابت: برای ثبت اموال شرکت (در مقاله حسابداری اموال و دارایی ثابت بررسی کردیم)
برای تعریف کالا، گزینه کالا را انتخاب کنید.
- تکمیل اطلاعات کالا
در ادامه فرم، اطلاعات زیر را باید وارد کنید:
| فیلد | توضیحات |
| کد کالا | شناسهای یکتا برای شناسایی کالا (میتواند دستی یا خودکار باشد) |
| عنوان کالا | نام کامل کالا (مثلاً: ماژیک سفید وایتبرد برند X) |
| نرخ مالیات و عوارض | درصد مالیات بر ارزش افزوده (در صورت مشمول بودن) |
| بارکد / ایرانکد | در صورت وجود، این اطلاعات ثبت میشود. |
| واحد اصلی سنجش | مانند عدد، متر، کیلوگرم، بسته و… |
| واحد فرعی | (اختیاری) مثلاً هر کارتن معادل ۱۲ عدد |
- تنظیمات کنترل موجودی
در این بخش میتوانید حداقل و حداکثر موجودی کالا را تعریف کنید:
- حداقل موجودی (نقطه سفارش): اگر موجودی کالا به زیر این مقدار برسد، سیستم هشدار میدهد.
- حداکثر موجودی (سقف سفارش): اگر موجودی کالا از این عدد بیشتر شود، هشدار انبار فعال میشود.
- تعیین انبار مرتبط
برای اینکه کالا در عملیات انبار قابل استفاده باشد، حداقل باید به یک انبار مشخص اختصاص داده شود. این کار در همان فرم تعریف کالا انجام میگیرد.
- ذخیره اطلاعات کالا
پس از وارد کردن کلیه اطلاعات موردنیاز، روی گزینه ذخیره کلیک کنید تا کالا در سیستم ثبت شود.
تعریف خدمت در نرمافزار سپیدار
فرآیند تعریف خدمت در سپیدار مشابه تعریف کالا است، با این تفاوت که در بعضی از فیلدها نیاز به اطلاعات خاص خدمات وجود دارد.
مراحل تعریف خدمت:
- از مسیر تأمینکنندگان و انبار ← عملیات ← کالا/خدمت جدید وارد شوید.
- گزینه خدمت را به عنوان نوع آیتم انتخاب کنید.
- فیلدهای زیر را تکمیل نمایید:
| فیلد | توضیحات |
| کد خدمت | شناسه یکتا برای هر خدمت |
| عنوان خدمت | مثلاً: خدمات حسابرسی، طراحی سایت، نصب نرمافزار |
| نرخ مالیات و عوارض | در صورت مشمول بودن |
| واحد سنجش | معمولاً «ساعت»، «جلسه»، «مورد» و… |
| حساب معین هزینه | حسابی که هزینه این خدمت در آن ثبت میشود (مثل هزینه آموزش، هزینه مشاوره و…) |
- در پایان، فرم را ذخیره کنید.
مدیریت کالا و خدمت در سپیدار
بعد از تعریف کالا یا خدمت، امکان ویرایش، مشاهده یا حذف آنها نیز وجود دارد.
- مشاهده لیست کالاها و خدمات
برای دیدن تمام کالاها و خدمات تعریفشده، از مسیر زیر استفاده کنید:
تأمینکنندگان و انبار ← فهرست ← کالا و خدمت
در این بخش میتوانید با فیلترگذاری، جستجوی سریع و دسترسی به سوابق هر کالا یا خدمت را داشته باشید.
- ویرایش اطلاعات
با کلیک روی هر ردیف از لیست، فرم اطلاعات کالا یا خدمت باز میشود و میتوانید اطلاعات آن را ویرایش کنید.
- حذف کالا یا خدمت
در صورتی که کالا یا خدمت هنوز در هیچ سندی (مثل فاکتور، رسید، حواله و…) استفاده نشده باشد، میتوانید آن را حذف کنید.
اما اگر گردش مالی یا انباری داشته باشد، حذف آن از سیستم ممکن نیست.
نکات مهم در تعریف کالا و خدمت در سپیدار
- واحد سنجش مناسب انتخاب کنید تا در گزارشگیری و انبارگردانی دچار خطا نشوید.
- برای خدمات، حتماً حساب معین هزینه را مشخص نمایید.
- اگر از دستگاه بارکدخوان استفاده میکنید، تعریف بارکد برای کالاها ضروری است.
- با استفاده از گروهبندی کالاها و خدمات، نظم اطلاعاتی بیشتری در سیستم ایجاد خواهید کرد.
- در صورت فعال بودن کدگذاری اتوماتیک، کد کالا یا خدمت به صورت سیستمی تولید میشود.
برای اطلاعات بیشتر، حتما آموزش کدگذاری اتوماتیک کالا و خدمات در نرم افزار سپیدار را مشاهده کنید.
نتیجهگیری
تعریف دقیق مشخصات کالا و خدمت در نرمافزار سپیدار، گام نخست برای پیادهسازی یک سیستم حسابداری دقیق، انبارداری منظم و ثبت خرید در نرم افزار سپیدار لازم است. این اطلاعات پایه، در همه اسناد خرید و فروش، انبار، حسابداری، ثبت طرف حساب در نرم افزار سپیدار و گزارشهای مدیریتی مورد استفاده قرار میگیرد.
اگر در مراحل تعریف یا تنظیمات کالا و خدمت در سپیدار با مشکل مواجه هستید، مشاوران ما در سپید ارقام امین آماده پاسخگویی و راهنمایی شما هستند.
نظرات کاربران