نرمافزار حسابداری شرکتی سپیدار همکاران سیستم یکی از ابزارهای جامع برای مدیریت یکپارچهی فرآیند فروش، صدور اسناد، نگهداری اطلاعات مشتریان، تحلیل سود و زیان و محاسبهی پورسانت فروشندگان است. سیستم مشتریان و فروش سپیدار بهصورت تخصصی طراحی شده تا فرآیند فروش در شرکتهای بازرگانی، خدماتی و تولیدی را به شکل هوشمند و ساختارمند مدیریت کند.
در این مقاله، با قابلیتهای کلیدی سیستم مشتریان و فروش سپیدار آشنا میشوید و نحوه عملکرد هر بخش را بررسی خواهیم کرد.
امکانات اصلی سیستم مشتریان و فروش سپیدار
در این سیستم مجموعهای از ابزارها برای مدیریت فرآیند فروش در اختیار کاربران قرار گرفته که مهمترین آنها عبارتند از:
- تعریف نوع فروش متناسب با مدل کسبوکار
- صدور پیشفاکتور و فاکتور فروش
- ثبت فاکتور برگشتی و بازگرداندن اقلام
- تعریف سیاستهای تخفیف و عوامل افزاینده
- محاسبه خودکار پورسانت فروشندگان
- صدور اعلامیه قیمت برای انواع فروش
- دریافت صورتحساب از مشتریان و مشاهده گردش مالی
- ارائه گزارشهای تحلیلی از فروش و سود و زیان کالا
اگر هنوز در ابتدای مسیر استفاده از سپیدار هستید، توصیه می کنیم مقاله نرم افزار حسابداری سپیدار چیست را بخوانید تا با امکانات این نرم افزار بیشتر آشنا شوید. امکانات سیستم مشتریان و فروش به صورت خاص در تهیه فایل خرید و فروش فصلی در نرم افزار سپیدار به شما کمک فراوانی خواهد کرد.
تعریف نوع فروش در سیستم سپیدار
یکی از امکانات منعطف این سیستم، تعریف انواع مختلف فروش است. شما میتوانید فروش داخلی، صادراتی، جزئی یا عمده را در قالب “نوع فروش” مشخص کرده و حسابهای معین جداگانهای برای هر کدام اختصاص دهید.
برای ثبت نوع فروش جدید:
- به منوی سیستم مشتریان و فروش وارد شوید.
- گزینه «نوع فروش جدید» را انتخاب کنید.
- اطلاعاتی مانند عنوان، نوع فروش (داخلی یا صادراتی) و معینهای مرتبط را وارد کرده و ذخیره نمایید.
ما قبلا CRM سپیدار و امکان اتصال آن به این سیستم را نیز بررسی کردهایم.
ثبت پیشفاکتور و فاکتور فروش
پیشفاکتور
پیشفاکتور در واقع یک اعلامیه قیمت است که قبل از نهایی شدن سفارش برای مشتری صادر میشود. در این فرم اطلاعاتی مانند:
- تاریخ صدور و اعتبار
- مشخصات مشتری
- کالاهای مورد نظر و قیمت آنها
درج میشود. در صورت انقضای تاریخ اعتبار، پیشفاکتور غیرمعتبر خواهد بود. اگر هنوز با نحوه ثبت آشنا نیستید، مقاله آموزشی ثبت فروش در نرم افزار سپیدار را بخوانید. همچنین آشنایی با ثبت بارکد برای کالا در نرم افزار سپیدار، مفید خواهد بود.
فاکتور فروش
پس از تأیید خرید از سوی مشتری، فاکتور فروش صادر میشود. این فاکتور میتواند به یکی از دو روش زیر صادر شود:
- مستقیم: بدون پیشفاکتور، با ورود مستقیم اطلاعات کالا
- مبتنی بر پیشفاکتور: تبدیل پیشفاکتور به فاکتور فروش
در هر دو روش، پس از صدور فاکتور، عملیات خروج انبار نیز انجام میشود.
ثبت فاکتور برگشتی
در صورت بازگشت کالا توسط مشتری، برای اصلاح موجودی انبار و مانده حساب مشتری باید فاکتور برگشتی صادر شود. این فاکتور میتواند به دو صورت باشد:
- برگشتی مبنادار: بر اساس یک فاکتور فروش قبلی
- برگشتی بدون مبنا: مستقل از فاکتور خاص
هر دو مدل فاکتور در منوی سیستم مشتریان و فروش قابل ثبت هستند.
ثبت و محاسبه پورسانت فروشندگان
سپیدار امکان تعریف و محاسبه انواع مختلف پورسانت فروش را در اختیار کاربران قرار میدهد. این پورسانتها میتوانند براساس موارد زیر تعریف شوند:
- حجم فروش در یک فاکتور یا در یک بازه زمانی
- فروش کالاهای خاص
- میزان فروش کل فروشنده از ابتدای سال
انواع روشهای محاسبه:
- ساده: درصد مشخص برای هر پله فروش
- پلکانی: محاسبه مرحلهای بر اساس پلههای فروش
محاسبات پورسانت در سپیدار به صورت سالانه انجام میشود و برای هر فروشنده و پورسانت خاص میتوان به تفکیک گزارش تهیه کرد.
استفاده از تخفیفها و عوامل افزاینده
برای بهینهسازی فروش و جلب رضایت مشتری، میتوان از تخفیفهای متنوع بهره برد. تخفیفها در سپیدار میتوانند به صورت:
- درصدی یا مبلغی
- بر اساس کالا، سرجمع فاکتور یا بسته محصول
تعریف شوند.
همچنین با عامل افزاینده میتوان هزینههایی مانند بیمه، بستهبندی یا مالیات ارزش افزوده را به فاکتور اضافه کرد. این عوامل میتوانند تأثیر مستقیم بر قیمت نهایی فاکتور داشته باشند و در صورت نیاز در سند حسابداری نیز لحاظ شوند.
تعریف اعلامیه قیمت برای کالاها
جهت قیمتگذاری سریع و دقیق کالاها بر اساس نوع فروش، از ابزار اعلامیه قیمت در سپیدار استفاده میشود. با ثبت قیمتهای مختلف برای یک کالا در انواع فروش (داخلی، صادراتی و…) سیستم به صورت خودکار در فاکتور قیمت مناسب را درج خواهد کرد.
نکته مهم: اگر برای یک نوع فروش اعلامیه قیمت ثبت نشده باشد، قیمت در فاکتور به صورت خودکار نمایش داده نخواهد شد. ما قبلا درباره قیمت گذاری در نرم افزار سپیدار به صورت کامل توضیح داده ایم.
تهیه صورتحساب مشتریان
از دیگر قابلیتهای کلیدی سیستم مشتریان و فروش، امکان صدور صورتحساب طرف مقابل است. این فرم کلیهی تراکنشهای مالی با مشتری یا تأمینکننده شامل خرید، فروش، دریافت و پرداخت را به صورت تفکیکی نمایش میدهد.
برای دریافت صورتحساب:
- از منوی مشتریان و فروش، گزینه «صورتحساب طرف مقابل جدید» را انتخاب کرده و مشتری، نوع حساب و بازه زمانی را وارد نمایید.
گزارشات تحلیلی و مدیریتی
مرور فروش
در گزارش مرور فروش، اطلاعاتی نظیر:
- فهرست پیشفاکتورها و فاکتورها
- ریز اقلام فروش
- سود و زیان کالا
- انبارهای فروشنده
- فاکتورهای ابطالی و اقساطی
قابل مشاهده و فیلترگذاری است.
مرور پورسانت
این گزارش به مدیر فروش یا مالی اجازه میدهد جزئیات تخصیص و محاسبه پورسانت برای هر فروشنده، کالا یا بازه زمانی را بررسی کند. اطلاعات این گزارش شامل:
- درصد پورسانت
- کالاهای مشمول
- محاسبات انجام شده
- پرداختهای انجامشده
میباشد. گزارشهای کاربردی زیادی را در همه ماژول های نرم افزار سپیدار می توانید پیدا کنید.
مرور جامع طرف حساب
این ابزار برای مشاهده وضعیت کلی طرف حسابها در سیستم طراحی شده است. با استفاده از این فرم میتوان اسناد حسابداری، اقلام فروش و وضعیت مالی مشتریان را بهصورت متمرکز مشاهده کرد. آموزش ثبت طرف حساب در نرم افزار سپیدار را ببینید.
جمعبندی
سیستم مشتریان و فروش سپیدار با ارائهی مجموعهای از امکانات پیشرفته، فرآیند فروش را از مرحلهی صدور پیشفاکتور تا تحلیل سود و زیان به شکلی منظم و قابل پیگیری مدیریت میکند. این سیستم به مدیران مالی و فروش کمک میکند تا با دقت و سرعت بالا عملیات خود را انجام دهند، خطاها را کاهش دهند و در نهایت تصمیمگیریهای هوشمندانهتری داشته باشند. در همین راستا، مطالعه آموزش های زیر را نیز به شما توصیه می کنیم:
در صورت نیاز به مشاوره یا خرید نرمافزار حسابداری سپیدار، تیم سپید ارقام امین به عنوان نمایندگی رسمی فروش سپیدار آمادهی پاسخگویی به سوالات و ارائه خدمات نصب و آموزش میباشد. با شماره 88860340 -021 تماس بگیرید.
نظرات کاربران