نرمافزار سپیدار سیستم، با ارائه ماژول “تأمینکنندگان و انبار”، ابزارهای دقیقی را در اختیار کسبوکارها قرار میدهد تا بتوانند عملیات مرتبط با انبارداری، خرید و مدیریت کالا را بهشکل منظم، سریع و شفاف انجام دهند. این ماژول با قابلیتهای کاربردی و بهروزرسانیهای متنوع، یک راهکار جامع برای مدیریت موجودی، ردیابی کالا، ثبت سریال، کدگذاری و ثبت اطلاعات مربوط به خرید و فروش مطابق با اصول انبارداری فراهم میکند.
در این مقاله، به بررسی امکانات کلیدی سیستم انبارداری سپیدار میپردازیم و مراحل استفاده از آن را گامبهگام آموزش میدهیم.
مقدمهای بر سیستم تأمینکنندگان و انبار در سپیدار
نرم افزار انبارداری سپیدار، بخشی از ماژول “تأمینکنندگان و انبار” است. این سیستم، ارتباط مستقیمی با سایر زیرسیستمهای نرمافزار از جمله حسابداری، خرید، فروش و تولید دارد. با استفاده از این ماژول، میتوان انواع انبارها، کالاها، تأمینکنندگان و اسناد ورود و خروج کالا را تعریف و مدیریت کرد.
ویژگیهای اصلی این سیستم شامل موارد زیر است:
- تعریف و مدیریت نامحدود انبارها
- ثبت مشخصات پیشرفته برای کالاها (رنگ، سایز، مدل و…)
- ردیابی سریال کالا
- ثبت عملیات خرید، فروش، رسید و خروج انبار
- جداسازی دسترسی ریالی و تعدادی کاربران
- کدگذاری خودکار کالا
- اتصال به باسکول و ثبت وزن (زیرسیستم توزین)
تعریف و مدیریت انبارها
در نرم افزار حسابداری سپیدار میتوان به تعداد دلخواه انبار تعریف کرد. این قابلیت مناسب شرکتهایی است که دارای چند شعبه یا موقعیت جغرافیایی مختلف هستند. برای مثال میتوان انبار فروشگاه، انبار مرکزی، یا انبار اقلام مرجوعی را بهصورت جداگانه تعریف کرد.
پس از تعریف انبار، در کلیه اسناد انبارداری، از جمله رسید و خروج کالا، امکان انتخاب انبار موردنظر وجود دارد.
تعریف کالا و مشخصات آن
در سیستم سپیدار میتوان هر کالا را با ویژگیهای اختصاصی تعریف کرد. این ویژگیها شامل:
- عنوان کالا
- واحد اندازهگیری
- کد کالا (دستی یا خودکار)
- مشخصات تکمیلی مانند رنگ، سایز، برند و مدل
- قابلیت ثبت سریال برای کالا
در نسخههای جدید (از ۵.۱.۰ به بعد)، امکان افزودن حداکثر ۱۰ مشخصه به هر کالا فراهم شده است. این مشخصهها در تمامی اسناد خرید و فروش قابل مشاهده هستند و میتوان گزارشهای دقیقی بر اساس آنها تهیه کرد.
ثبت فاکتور خرید و رسید انبار
ثبت فاکتور خرید به تنهایی باعث افزایش موجودی کالا در انبار نمیشود. برای افزایش موجودی، باید “رسید انبار” مرتبط با فاکتور خرید ثبت شود. همچنین، برای خروج کالا از انبار، ثبت “خروج انبار” یا “برگشت رسید انبار” ضروری است.
چهار فرم کلیدی برای گردش موجودی کالا در انبار عبارتند از:
- رسید انبار جدید (افزایش موجودی)
- برگشت خروج از انبار (افزایش موجودی)
- خروج انبار جدید (کاهش موجودی)
- برگشت رسید انبار (کاهش موجودی)
درباره اینکه ثبت خرید در نرم افزار سپیدار چگونه انچام می شود، قبلا مطلبی در این سایت منتشر کرده ایم.
مشاهده آخرین قیمت خرید کالا
در فرمهای رسید انبار، فاکتور خرید و فاکتور خرید خدمات، کاربر میتواند آخرین قیمت خرید کالا را مشاهده کند. این قیمت از اسناد قبلی استخراج میشود و به کاربران کمک میکند تا تصمیمگیری دقیقتری در مورد قیمتگذاری و خرید داشته باشند.
برای استفاده از این امکان، باید دسترسی لازم برای مشاهده قیمتها از طریق کاربر ادمین فعال شود.
جداسازی دسترسی ریالی و تعدادی
یکی از امکانات مهم در ماژول انبارداری سپیدار، تفکیک دسترسی کاربران به اطلاعات ریالی و تعدادی است. با این ویژگی، میتوان کاری کرد که کاربران انبار فقط تعداد کالاها را مشاهده کنند و به مبالغ ریالی دسترسی نداشته باشند.
این موضوع در سازمانهایی که قصد دارند سطح دسترسی کاربران را محدود نگه دارند بسیار کاربردی است. برای فعالسازی این قابلیت، باید در تنظیمات سیستم، تیک «اعمال دسترسی ریالی تعدادی» را فعال و سپس سطح دسترسی کاربران را مجدداً تعریف کرد.
ثبت سریال کالاها
در کسبوکارهایی که پیگیری و خدمات پس از فروش اهمیت دارد، امکان ثبت سریال برای هر کالا نقش مهمی ایفا میکند. پس از فعالسازی ویژگی سریال برای کالا، در تمامی اسناد ورود و خروج انبار (مانند رسید انبار، فاکتور فروش و برگشتیها)، امکان وارد کردن شماره سریال وجود خواهد داشت.
همچنین گزارش «جستجوی سریال» در این سیستم به کاربران کمک میکند تا بتوانند مسیر حرکت کالاها را بر اساس سریال ردیابی کنند.
امکانات جانبی ثبت سریال:
- استفاده از بارکدخوان
- ورود سریال از فایل اکسل یا متنی
- انتقال خودکار سریال به اسناد بعدی (در صورت وجود اسناد مبنا)
کدگذاری اتوماتیک کالا
در نسخههای جدید سپیدار، امکان کدگذاری کالاها بهصورت خودکار بر اساس روش سریالی یا ساختار گروهبندی فراهم شده است. این قابلیت بهویژه در شرکتهایی که با حجم بالایی از کالا سروکار دارند، بسیار مفید است و از ایجاد خطا در تخصیص کد جلوگیری میکند.
دو روش کدگذاری:
- سریالی: تخصیص خودکار شماره براساس طول متغیر و شمارنده اولیه
- گروهبندی: ترکیب کد گروه + کد متغیر بر اساس ساختار درختی کالاها
زیرسیستم توزین (ارتباط با باسکول)
در کسبوکارهایی که با کالاهای وزنی سروکار دارند (مانند صنایع فلزی، معدنی، کشاورزی و…)، امکان ثبت وزن ورود و خروج کالا از طریق دستگاه باسکول فراهم شده است. زیرسیستم توزین بهعنوان یک افزونه جانبی عرضه میشود و پس از خرید و فعالسازی، اطلاعات وزن بهصورت مستقیم از دستگاه به سیستم منتقل میشود.
در فرم توزین، اطلاعات زیر ثبت میشود:
- وزن پر و خالی
- نوع توزین (ورود یا خروج)
- درصد افت وزنی
- مقدار خالص کالای ورودی یا خروجی
پس از تکمیل فرم توزین، این اطلاعات در اسناد انبار مانند رسید یا خروج کالا بهصورت غیرقابل ویرایش ثبت میشوند.
انبارگردانی و گزارشگیری
سیستم انبارداری سپیدار امکان انجام انبارگردانی بدون محدودیت زمانی و مکانی را فراهم کرده است. این موضوع را در مقاله انبارگردانی در نرم افزار سپیدار به صورت تخصصی بررسی کرده ایم. همچنین گزارشهای متنوعی براساس معیارهای مختلف مانند موجودی کالا، گردش کالا، مقایسه قیمت خرید و فروش، سریالها، و صورتحساب تأمینکنندگان در اختیار کاربران قرار میگیرد. پیشنهاد می کنیم درباره ثبت فروش در نرم افزار سپیدار نیز مطالعه کنید.
نظرات کاربران