هزینه حقوق و دستمزد، بخش قابلتوجهی از مخارج جاری بسیاری از شرکتها و سازمانها را تشکیل میدهد. این هزینه نهتنها نشاندهنده ارزشآفرینی نیروی انسانی در تولید کالا یا ارائه خدمات است، بلکه مدیریت دقیق آن نقش مهمی در بهینهسازی عملکرد مالی مجموعه دارد.
به همین دلیل، برخورداری از یک سیستم حقوق و دستمزد دقیق و منعطف که بتواند پاسخگوی نیازهای محاسباتی و قانونی سازمان باشد، امری ضروری است. نرمافزار سپیدار همکاران سیستم با ارائه امکانات جامع در این حوزه، ابزار مناسبی برای ثبت، پردازش و محاسبه اطلاعات مرتبط با نیروی انسانی فراهم کرده است.
تعریف و ثبت قرارداد کار در سپیدار
در سیستم حقوق و دستمزد سپیدار، قرارداد کاری کارکنان به دو شکل ثبت میشود:
- قرارداد استخدام: برای کارمندان جدید که برای اولین بار در سیستم تعریف میشوند.
- قرارداد اصلاحی: برای مواقعی که لازم است اطلاعات قرارداد فعلی از یک تاریخ مشخص به بعد بهروزرسانی شود (برای مثال، افزایش حقوق از ماه سوم خدمت).
مراحل ثبت قرارداد جدید:
1- از منوی «حقوق و دستمزد» وارد بخش عملیات شوید.
2- گزینه قرارداد جدید را انتخاب کنید.
3- در فرم باز شده، کارمند موردنظر را انتخاب کرده و اطلاعاتی مانند تاریخ شروع و پایان، محل خدمت، مرکز هزینه، شغل و حقوق و مزایای ثابت (مانند حق مسکن، حق اولاد و…) را وارد نمایید.
4- در تب «سایر اطلاعات»، گروه مالیاتی و وضعیت مشمول بودن بیمه را مشخص کنید.
5- اگر فرد مشمول معافیت بیمه بیکاری یا دارای شغل سخت و زیانآور است، گزینههای مربوطه را فعال نمایید.
نکته: برای اعمال هرگونه تغییر پس از محاسبه حقوق، باید قرارداد جدیدی به عنوان اصلاحی ثبت شود که تغییرات از تاریخ صدور آن به بعد اعمال گردد.
اهمیت تنظیم دقیق تاریخ استخدام و تاریخ شروع قرارداد
در زمان تعریف قرارداد برای کارکنان، باید به این نکته توجه کرد که:
- تاریخ استخدام با تاریخ شروع محاسبه قرارداد ممکن است متفاوت باشد.
- تاریخ استخدام باید دقیقاً همان تاریخی باشد که کارمند به صورت رسمی وارد سازمان شده است، حتی اگر محاسبه حقوق از ماه بعد آغاز شده باشد.
اگر تاریخ استخدام بعد از تاریخ شروع قرارداد ثبت شود، در گزارشهای بیمه یا مالیات حقوق با خطا مواجه خواهید شد.
نحوه ثبت قراردادهای مدتدار یا قراردادهای پروژهای
در برخی شرکتها، نوع همکاری بهصورت پروژهای یا مدتدار است. پس از راه اندازی نرم افزار سپیدار، این نوع قرارداد نیز قابل ثبت است. کافی است:
- تاریخ شروع و تاریخ پایان قرارداد بهدرستی مشخص شود.
- در صورت پایان مدت قرارداد، برای ادامه همکاری باید قرارداد جدیدی با اطلاعات بهروز ثبت شود.
این موضوع بهویژه برای گزارشگیری از سابقه قراردادها در پایان سال اهمیت دارد.
ثبت اطلاعات استقرار در سپیدار
پیش از شروع استفاده عملی از سیستم حقوق و دستمزد، لازم است سوابق و اطلاعات مالی گذشته پرسنل وارد شود. این اطلاعات در قالب استقرار ثبت میشود.
مراحل ثبت استقرار جدید:
- به مسیر «حقوق و دستمزد > اطلاعات استقرار جدید» بروید.
- کارمند مربوطه را انتخاب کنید.
- ماه استقرار (مثلاً 02/1397) را تعیین نمایید.
- اطلاعاتی مانند مجموع روزهای کارکرد، درآمد مشمول مالیات، مالیات پرداختشده، سنوات، عیدی و مانده مرخصی تا آن تاریخ را وارد نمایید.
نکته: کارمند تنها در صورتی در لیست استقرار نمایش داده میشود که تاریخ استخدام او زودتر از تاریخ صدور قرارداد باشد.
ثبت اطلاعات ماهانه در سیستم
برای ورود اطلاعات ماهانه شامل عملکرد روزانه، اضافهکاری، کسر کار، مساعده و…، از بخش اطلاعات ماهانه استفاده میشود.
نحوه ورود اطلاعات ماهانه:
1- گزینه «اطلاعات ماهانه» را باز کرده و سال و ماه مورد نظر را انتخاب نمایید.
2- اطلاعات روزانه و سایر آیتمهای عملکردی کارکنان را در فرم وارد کنید.
توجه: تنها عاملهایی که در طبقهبندی «کارکرد» و «ورود دستی» قرار گرفته باشند در این فرم قابل نمایش هستند.
استفاده از گزینه «غیبت غیر موجه»
در فرم اطلاعات ماهانه، برای ثبت غیبتهای غیرموجه (بدون حقوق)، عامل خاصی به نام غیبت غیرموجه باید از قبل تعریف شده باشد. این عامل:
- معمولاً به صورت کسر کار محاسباتی تعریف میشود.
- باید در تنظیم عوامل، بهعنوان مشمول بیمه نباشد و در محاسبه مالیات حقوق لحاظ نشود (بسته به سیاست شرکت).
تعریف عامل جدید در حقوق و دستمزد سپیدار
برای محاسبه آیتمهای مختلف حقوق و دستمزد، ابتدا باید عوامل موردنظر را در سیستم تعریف کنید.
مراحل تعریف عامل جدید:
1- به بخش «عامل جدید» در سیستم حقوق و دستمزد وارد شوید.
2- عنوان عامل (مثلاً حق آکورد) را وارد نمایید.
3- نوع طبقه را مشخص کنید: مزایا، کسور، کارکرد یا تعهدات کارفرما
4- بسته به نوع انتخابی، زیرطبقهای مانند «قرارداد ثابت»، «محاسباتی» یا «ورود دستی» را تعیین نمایید.
نکته: برای ثبت عوامل محاسباتی مانند اضافهکاری، باید ابتدا عاملی مانند حقوق پایه بهعنوان مبنا ثبت شده باشد.
انجام محاسبات حقوق و مزایا
پس از ثبت اطلاعات قرارداد، ماهانه و عوامل، میتوان محاسبات حقوق را انجام داد.
مراحل انجام محاسبه:
1- از منوی «حقوق و دستمزد»، وارد بخش محاسبات شوید.
2- ماه مورد نظر را انتخاب کرده و کارکنان را مشخص کنید.
3- روی گزینه محاسبه کلیک نمایید تا حقوق بر اساس اطلاعات واردشده و فرمولها محاسبه شود. ممکن است صورت مغایرت بانکی نیز در مراحل نظارتی به شما کمک کند.
تهیه فیش حقوقی و صدور سند حسابداری
- برای صدور فیش، کارکنان را انتخاب و گزینه تهیه فیش حقوقی را بزنید.
- برای صدور سند حسابداری، از دکمه صدور سند حسابداری استفاده کنید.
نکته: اگر محاسبه ماههای گذشته انجام نشده باشد یا نیاز به اصلاح اطلاعات دارید، ابتدا باید محاسبات برگشت داده شود و سپس عملیات اصلاح صورت گیرد.
تقسیط وامهای پرسنلی
برای مدیریت وامهایی که به کارکنان پرداخت میشود، میتوان اقساط آن را در سیستم تعریف کرد.
مراحل ثبت تقسیط وام:
1- از بخش «تقسیط وام پرسنلی جدید» استفاده کنید.
2- نوع وام را (مثلاً وام کارمندی) انتخاب و اطلاعات وام را وارد نمایید.
3- کارمند، تاریخ دریافت، مبلغ وام و شرایط قسطبندی را مشخص کنید.
4- با استفاده از گزینه ایجاد اقساط، تعداد اقساط، تاریخ شروع و مدت هر قسط را وارد و ثبت کنید.
قسط بندی کردن وام کارمندی در نرم افزار سپیدار
تعریف دو نوع فیش حقوقی
در نرمافزار سپیدار میتوان دو نوع فیش حقوقی برای کارکنان تولید کرد:
- فیش حقوقی کامل: شامل تمام جزئیات مانند مزایا، کسورات، خالص پرداختی و مانده مرخصی
- فیش حقوقی خلاصه: مناسب برای استفاده داخلی یا چاپ فیزیکی با حجم کمتر
انتخاب بین این دو نوع، در مرحله تهیه فیش حقوق از بالای فرم محاسبات انجام میشود.
اصلاح مانده مرخصی پرسنل
در صورت نیاز به اصلاح موجودی مرخصی کارکنان، از فرم اصلاح مانده مرخصی استفاده میشود.
نحوه اصلاح:
- پس از انجام محاسبه حقوق مثلاً در فروردین، اگر بخواهید از اردیبهشت مانده مرخصی اصلاحشده لحاظ شود، فرم اصلاح مانده مرخصی را باز کنید.
- دو ستون نمایش داده میشود:
- مانده مرخصی اولیه (تا این ماه)
- مانده مرخصی اصلاحشده که میتوان دستی وارد کرد
تنظیم عوامل و فرمولهای حقوقی
برای کنترل دقیق محاسبات، میتوان در فرم تنظیم عوامل، فرمولها و ویژگیهای هر عامل را تعیین کرد.
فیلدهای کلیدی در تنظیم عوامل:
- محاسبه کامل با کمترین مقدار کارکرد: با فعالسازی این گزینه، مقدار کامل عامل صرفنظر از کارکرد واردشده محاسبه میشود.
- مبنای محاسبه: مشخص میکند عامل بر چه نوع کارکردی (روزانه، درصدی، ساعتی) استوار است.
- ضریب ثابت: اگر نیاز باشد در فرمول ضرب انجام شود (مثلاً اضافهکاری × 1.4)
- عدد ثابت: برای افزودن مقدار ثابت به نتیجه نهایی فرمول
- نوع مخرج: مشخص میکند مخرج فرمول عدد ثابت باشد یا متغیر بر اساس روزهای ماه
نکته مهم: اگر عاملی نباید مشمول بیمه یا مالیات باشد، باید تیک مربوط به مشمول بودن در تنظیم عوامل برداشته شود.
تعریف حسابهای معین تفصیلی برای کارکنان
برای مدیریت دقیقتر حسابهای پرداختنی و ثبت اسناد حسابداری، پیشنهاد میشود برای هر کارمند یک حساب تفصیلی از جنس اشخاص تعریف شود. سپس در تنظیمات حقوق و دستمزد:
- حساب معین حقوق پرداختنی (بستانکار) را به این تفصیلیها متصل کنید.
- این کار به نظم بیشتر حسابداری و سهولت در گزارشگیری کمک میکند.
تعریف جدول مالیاتی در سیستم حقوق و دستمزد سپیدار
بر اساس قوانین مالیاتی کشور، تمام کارکنانی که به هر شکلی حقوق دریافت میکنند، موظف به پرداخت مالیات بر درآمد هستند. کارفرمایان و بنگاههای اقتصادی نیز وظیفه دارند بر اساس جدول مالیاتی ابلاغی سازمان امور مالیاتی، میزان مالیات متعلق به هر فرد را محاسبه، کسر و پرداخت نمایند.
نحوه تعریف جدول مالیاتی در سپیدار:
- از مسیر سیستم حقوق و دستمزد > جدول مالیاتی جدید وارد شوید.
- در فیلد عنوان، مثلاً عبارت «جدول مالیاتی ۱۴۰۳» را وارد کنید.
- تاریخ شروع اجرای جدول را مشخص نمایید.
- نوع گروه مالیاتی را انتخاب کنید:
- عادی (۱۰۰٪ مالیات)
- مناطق محروم (۵۰٪)
- معاف (۰٪)
- سپس با استفاده از علامت مثبت (+) ردیفهای جدول را مطابق نرخهای ابلاغی سازمان امور مالیاتی ثبت کنید.
نکته: در صورتی که جدول مالیاتی مربوط به سال جدید تعریف نشده باشد، نرمافزار بهطور پیشفرض از جدول سال قبل استفاده میکند.
نحوه بستن اسناد حقوق و انتقال مانده به سال بعد
در پایان سال مالی، سیستم حقوق و دستمزد باید مانند سایر ماژولها تسویه شود. برای این منظور:
- محاسبههای حقوق، عیدی، سنوات و مرخصی باید نهایی و فیشها تهیه شده باشند.
- اسناد حسابداری صادر و تأیید شوند.
- در صورت داشتن ماندههای مرخصی یا سنوات، آنها باید در قالب ذخیره در حسابها ثبت شده باشند تا به سال بعد منتقل شوند.
انجام این مراحل قبل از صدور سند اختتامیه ضروری است.
تنظیمات حقوق و دستمزد در سپیدار
فرم تنظیمات حقوق و دستمزد در سپیدار، یکی از بخشهای مهم برای پیکربندی محاسبات بیمه، مالیات، مرخصی، سنوات و ثبت حسابداری است. این تنظیمات در قالب تبهای مجزا قابل انجام هستند:
تب بیمه تأمین اجتماعی
در این بخش، موارد زیر تعریف میشوند:
- سقف روزانه بیمه: محاسبهشده از حقوق روزانه × ۷
- نرخ بیمه سهم کارمند، کارفرما، بیمه بیکاری و مشاغل سخت و زیانآور
- حساب معین هزینه و بدهی بیمه
در قسمت پایین فرم، میتوان عوامل مشمول بیمه (مانند حق مسکن یا حق بن) را وارد کرد تا در دیسکت بیمه لحاظ شوند.
هشدار: اگر عوامل مشمول بیمه در لیست ارائه نشوند، ممکن است سازمان تأمین اجتماعی جریمه مالیاتی اعمال کند.
تب مالیات
در این بخش، تنظیمات مرتبط با محاسبه مالیات بر حقوق انجام میشود:
- ضریب معافیت بیمه از مالیات (معمولاً 7/7)
- تعریف کارکردهای قانونی مؤثر بر مالیات و بیمه
این تنظیمات به سیستم اجازه میدهد میزان دقیق مالیات قابل کسر از حقوق را بر اساس آیتمهای محاسباتی موجود، بهدرستی محاسبه کند.
تب مرخصی
در این قسمت میتوان تنظیمات زیر را انجام داد:
- سقف مجاز مرخصی ماهانه: معمولاً ۲.۵ روز در ماه
- حساب معین هزینه و بدهی مرخصی
- تعریف عوامل مؤثر بر محاسبه بازخرید و ذخیره مرخصی (مثلاً حقوق پایه یا حق مسئولیت)
نکته: سیستم سپیدار بهصورت خودکار مانده مرخصی منفی را محاسبه نمیکند. برای این منظور، کاربر باید بهصورت دستی ذخیره مرخصی منفی را وارد کند.
تب عیدی
در این بخش تنظیمات زیر قابل ثبت است:
- سقف و ضریب مبنای عیدی: طبق قانون، حداقل معادل ۲ و حداکثر ۳ برابر حقوق پایه
- حساب معین مربوط به پرداخت عیدی
مثلاً اگر ضریب ۲ تعریف شود، سیستم دو برابر حقوق پایه را بهعنوان مبلغ عیدی محاسبه خواهد کرد.
تب سایر
در تب سایر میتوان تنظیمات زیر را انجام داد:
- حساب معین بستانکار حقوق پرداختنی
- فعالسازی نمایش مرخصی استفادهشده و مانده در فیش حقوقی
با فعال کردن گزینه «نمایش مرخصی رفته و مانده مرخصی حقوقی»، اطلاعات دقیقتری در فیش حقوقی کارمندان نمایش داده خواهد شد. برای اطلاعات بیشتر میتوانید به آموزش تنظیمات نرم افزار سپیدار رجوع کنید.
خروجیهای قابل ارائه در سیستم حقوق و دستمزد سپیدار
سیستم حقوق و دستمزد سپیدار قابلیت تولید و استخراج خروجیهای مختلفی را دارد که میتوان از آنها برای ارائه به نهادهای رسمی استفاده کرد:
- لیست و دیسکت بیمه تأمین اجتماعی
- لیست و فایل مالیاتی حقوق برای سازمان امور مالیاتی (درباره ارسال لیست مالیات حقوق بیشتر بخوانید)
- فایل پرداخت حقوق از طریق بانک
این خروجیها مطابق با فرمتهای مورد تأیید مراجع قانونی طراحی شدهاند و بهراحتی قابل بارگذاری در سامانههای آنلاین هستند.
کاربرد گزارشهای تکمیلی در سیستم حقوق و دستمزد
در منوی گزارشات سیستم حقوق و دستمزد، چند گزارش کلیدی وجود دارد که در مقالههای قبلی اشاره نشده بود:
- گزارش تجمیعی حقوق و مزایا به تفکیک عوامل
- گزارش لیست بیمه قابل چاپ (PDF جهت ارسال دستی)
- گزارش خالص پرداختی به تفکیک واحد یا مرکز هزینه
این گزارشها به مدیر مالی کمک میکند تا برآورد دقیقی از وضعیت پرداختیها در دورههای مختلف داشته باشد. در صورت نیاز به تهیه گزارشهای چند زبانه، حتما آموزش تغییر زبان در نرم افزار سپیدار را ببینید.
جمعبندی
سیستم حقوق و دستمزد سپیدار، با ارائه ابزارهای کامل برای ثبت قرارداد، محاسبه حقوق، مدیریت وامها و مزایا، به حسابداران و مدیران مالی کمک میکند تا عملیات مربوط به منابع انسانی را با دقت و سرعت بیشتری انجام دهند. با رعایت ترتیب مراحل و استفاده صحیح از فرمها و تنظیمات، میتوانید فرآیند پرداخت حقوق را بهصورت ساختاریافته و دقیق در سازمان پیادهسازی کنید.
نظرات کاربران