نرمافزار حسابداری سپیدار سیستم یکی از محبوبترین نرمافزارهای مالی در میان شرکتها و کسبوکارهای ایرانی است که با ارائه امکانات متنوع، عملیات حسابداری را برای کاربران سادهتر میسازد. یکی از مهمترین عملیات در این نرمافزار، ثبت سند حسابداری است که در این مقاله بهصورت کامل و گامبهگام به آن خواهیم پرداخت.
سند حسابداری چیست و چرا اهمیت دارد؟
سند حسابداری بهعنوان پایهایترین ابزار ثبت رویدادهای مالی، نقشی کلیدی در کنترل، مستندسازی و گزارشگیری مالی ایفا میکند. این سند شامل اطلاعاتی مانند تاریخ وقوع رویداد، مبلغ بدهکار و بستانکار، شرح عملیات و کدهای حساب است. درباره مفهوم بدهکار و بستانکار در حسابداری بیشتر بخوانید.
در نرم افزار مالی سپیدار که بر اساس سیستم حسابداری دوبل طراحی شده، هیچ ثبت مالی بدون صدور سند امکانپذیر نیست؛ بنابراین، سند حسابداری درگاه ورود اطلاعات مالی به سیستم محسوب میشود.
انواع سند حسابداری در سپیدار
در نرمافزار سپیدار، اسناد حسابداری به دو روش زیر ثبت میشوند(هر دو روش مطابق با مفاهیم اساسی حسابداری هستند):
1. اسناد حسابداری اتوماتیک
اسنادی هستند که از ماژولهای دیگر مانند نرم افزار مشتریان و فروش سپیدار یا سیستم دریافت و پرداخت سپیدار، یا نرم افزار انبارداری سپیدار صادر میشوند. در این نوع سند، سیستم بهصورت خودکار عملیات بدهکار و بستانکار را ثبت میکند و تنها بخش قابل ویرایش، شرح آرتیکلها است.
2. اسناد حسابداری دستی
این اسناد مستقیماً از طریق ماژول حسابداری ثبت میشوند و کاربران باید بهصورت دستی کد حساب، مبلغ، نوع طرف حساب و شرح سند را وارد کنند. این روش معمولاً برای ثبت رویدادهای خاص، اصلاحات و ثبتهای پایان دوره استفاده میشود. درباره چگونگی ثبتهای تعدیلی حتما آموزش ببینید.
آموزش گامبهگام ثبت سند حسابداری دستی در سپیدار
مرحله اول: ورود به فرم سند حسابداری جدید
برای ثبت سند جدید، مراحل زیر را طی کنید:
- از منوی سمت راست، وارد ماژول حسابداری شوید.
- در قسمت عملیات، گزینه «سند حسابداری جدید» را انتخاب نمایید.
مرحله دوم: تکمیل مشخصات کلی سند
در فرم بازشده، بخشهای زیر را مشاهده میکنید:
▪ شماره سند
بهصورت پیشفرض توسط سیستم و بهصورت ترتیبی بر اساس تاریخ ثبت میشود. البته کاربر میتواند در صورت نیاز، شماره دلخواه وارد کند.
▪ تاریخ سند
تاریخ دقیق وقوع رویداد مالی در این قسمت وارد میشود. در اسناد دستی، امکان ویرایش تاریخ وجود دارد.
▪ شماره فرعی
یک شماره اختیاری است که کاربر میتواند برای دستهبندی یا شناسایی سریعتر اسناد از آن استفاده کند.
▪ شماره عطف
شمارهای یکتا و غیرقابل ویرایش که توسط سیستم اختصاص داده میشود. این شماره در پیگیری و حسابرسی اهمیت زیادی دارد.
▪ شماره روزانه
نشاندهنده ترتیب صدور اسناد در یک روز خاص است. بهصورت خودکار توسط سیستم تولید میشود.
آشنایی با کدینگ نرم افزار سپیدار برای درست تکمیل کردن این اطلاعات ضرورت دارد.
مرحله سوم: ورود آرتیکلها (سطرهای سند)
هر سند حسابداری شامل حداقل دو آرتیکل است: یکی بدهکار و یکی بستانکار. اطلاعات زیر در هر آرتیکل وارد میشود:
▪ کد معین
کدی است که به حساب معین مرتبط با رویداد مالی اختصاص دارد. با کلیک روی آیکن جستجو میتوانید حساب موردنظر را انتخاب نمایید.
▪ کد تفصیلی
اگر حساب معین تفصیلپذیر باشد، انتخاب کد تفصیلی الزامی است. این کد سطح دقیقتری از گزارشگیری را فراهم میکند.
▪ شرح آرتیکل
در این قسمت شرح مختصری از عملیات یا علت ثبت سند نوشته میشود. این شرح میتواند در گزارشها مورد استفاده قرار گیرد.
▪ مبلغ بدهکار / بستانکار
بسته به ماهیت رویداد مالی، مبلغ مربوطه در ستون بدهکار یا بستانکار ثبت میشود.
نکته: جمع مبالغ ستونهای بدهکار و بستانکار باید برابر باشد. در غیر این صورت، سند قابل ذخیره نخواهد بود. در آموزش سیستم حقوق و دستمزد سپیدار نیز اشاره کوتاهی به این موضوع داشتهایم.
مرحله چهارم: ثبت نهایی سند
پس از تکمیل اطلاعات، برای ذخیره سند میتوانید از یکی از گزینههای نوار ابزار بالا استفاده کنید:
- ذخیره: ذخیره سند و باقیماندن در همین فرم
- ذخیره و سند جدید: ذخیره سند فعلی و باز کردن فرم سند جدید
- ذخیره و خروج: ذخیره سند و بازگشت به صفحه قبل
برای اینکه با دقت بیشتری عملیات ثبت سند را انجام دهید، حتما درباره ثبت کالا در نرم افزار سپیدار نیز بخوانید.
وضعیت سند: موقت یا دائم؟
در نرمافزار سپیدار، اسناد حسابداری در دو وضعیت قرار دارند:
▪ سند موقت
سندی است که ثبت شده ولی هنوز نهایی نشده است. امکان ویرایش و حذف آن وجود دارد.
▪ سند دائم
پس از تأیید توسط مدیر مالی، اسناد موقت به دائم تبدیل میشوند و دیگر قابل ویرایش نیستند.
برای تبدیل اسناد، از منوی حسابداری > عملیات > تبدیل اسناد موقت به دائم استفاده کنید.
شمارهگذاری مجدد اسناد
در برخی موارد ممکن است شماره اسناد با ترتیب تاریخ مطابقت نداشته باشد. در چنین شرایطی میتوان با استفاده از گزینه شمارهگذاری مجدد اسناد، ترتیب اسناد را بر اساس تاریخ اصلاح نمود.
مراحل:
- ورود به ماژول حسابداری
- انتخاب گزینه شمارهگذاری مجدد اسناد
- تأیید عملیات
امکانات تکمیلی فرم سند حسابداری در سپیدار
▪ یادداشت
محل درج توضیحات اضافی درباره سند است. این اطلاعات در چاپ و گزارش نیز قابل مشاهده است.
▪ اطلاعات تکمیلی
شامل فیلدهایی مانند رشته متن، تاریخ، عدد صحیح یا اعشاری برای ثبت جزئیات بیشتر است.
▪ جستجوی سریع در سند
در سندهایی با آرتیکلهای زیاد، میتوان بر اساس کد معین، کد تفصیلی، شرح، مبلغ یا شماره پیگیری جستجو انجام داد.
▪ ارز در سند
در صورتی که حساب معین دارای ویژگی ارزی باشد، میتوان در کنار مبلغ پایه، مبلغ ارزی را نیز ثبت کرد.
انواع سند در سپیدار
در نرمافزار سپیدار پنج نوع سند اصلی داریم:
| نوع سند | توضیحات |
| سند افتتاحیه | در آغاز دوره مالی برای انتقال ماندهها صادر میشود. |
| سند عمومی | اسناد ثبتشده توسط کاربران در بخش حسابداری |
| سند سیستمی | اسنادی که از ماژولهای دیگر بهصورت خودکار صادر میشوند |
| سند بستن حساب | برای بستن حسابهای موقت در پایان دوره مالی |
| سند اختتامیه | برای بستن حسابهای دائم در پایان دوره مالی صادر میشود |
جمعبندی
ثبت صحیح سند حسابداری در نرمافزار سپیدار، گامی ضروری در جهت تهیه گزارشهای دقیق مالی، بستن حسابها در سپیدار و رعایت الزامات قانونی است. با رعایت اصولی که در این مقاله بیان شد، میتوانید از بروز خطاهای رایج جلوگیری کرده و فرایندهای مالی شرکت را ساختارمند و قابل پیگیری نگه دارید.
اگر نیاز به راهنمایی بیشتر یا آموزش عملی ثبت اسناد در نرمافزار سپیدار دارید، تیم مشاوران مالی سپید ارقام امین آماده ارائه مشاوره تخصصی به شما است.
نظرات کاربران