تنظیمات نرم افزار سپیدار به کاربران این امکان را میدهد که نرم افزار را براساس نیازهای خاص کسبوکار خود تنظیم کرده و از تمامی قابلیتهای آن بهرهبرداری کنند. تنظیم دقیق و اصولی این بخشها برای مدیریت بخشهای مختلف ازجمله حسابداری، حقوق و دستمزد و فروش بسیار حائز اهمیت است. آشنایی با تنظیمات نرم افزار سپیدار به شرکتها کمک میکند تا فرآیندهای مالی خود را بهصورت دقیقتر و مؤثرتر مدیریت کنند و از کارایی بالای این نرم افزار بهرهمند شوند.
چگونه به تنظیمات نرم افزار سپیدار دسترسی پیدا کنیم؟
منوی تنظیمات را در قسمت پایین ماژولهای سپیدار انتخاب کنید و در قسمت عملیات، گزینه تنظیمات را انتخاب کنید. سپس میتوانید فرم تنظیمات نرم افزار سپیدار همکاران سیستم را ببینید که شامل زبانههای مختلف برای دسترسی به تنظیمات بخشهای گوناگون نرم افزار میشود.
تنظیمات نرم افزار سپیدار: تنظیمات شرکت
در تنظیمات «شرکت» باید اطلاعات هویتی مربوط به شرکت خود را وارد کنید تا از این اطلاعات بهصورت خودکار در فاکتورهای فروش و گزارشهای مالی استفاده شود. برای این کار، روی زبانه شرکت در فرم تنظیمات نرم افزار کلیک کنید و اطلاعات مورد نیاز را در همه فیلدها تکمیل کنید. در نهایت به ذخیرهسازی اطلاعات، از این دادهها بهصورت خودکار در بخشهای مختلف نرم افزار استفاده خواهد شد.
تنظیمات نرم افزار سپیدار: سیستم حسابداری
در قسمت «طول کد حساب» بهصورت پیشفرض عدد 2 برای طول کد هر یک از سطوح ازجمله گروه، کل و معین در نظر گرفته شده است. اگر بخواهید طول کدهای مربوط به هر یک از سطحهای حسابداری را تغییر دهید، از این قسمت بهراحتی میتوانید این کار را انجام دهید. دقت داشته باشید که تغییر طول کد تنها قبل از اینکه حسابها گردشی داشته باشند امکانپذیر است و همانطور که در عکس زیر میبینید، پس از گردش حساب امکان تغییر طول کد حسابها وجود نخواهد داشت.
با زدن تیک «درصورت خالی بودن شرح قلم، با شرح سند پر شود»، اگر شرح قلم در سند حسابداری خالی بود، به صورت خودکار شرح سند در آن وارد می شود.
درصورتی که گزینه «صدور سند تسعیر و اختتامیه به تفکیک شماره پیگیری» را فعال کنید، اگر ویژگی پیگیری برای سندی فعال باشد و قرار باشد که آن حساب در سند تسعیر ارز و اختتامیه شرکت کند، گردش حساب به تفکیک شماره پیگیری انجام میشود. گزینه های بعدی را نیز می توانید طبق تصمیمی که برای مدیریت مالی مجموعه خود میگیرید، فعال یا غیرفعال کنید.
در قسمت «تجزیه سنی بدهکاران» نیز می توانید طول دوره را مشخص کنید. این یعنی چه؟ این یعنی میتوانید گزارشی داشته باشید که بازه زمانی بدهی طرف حسابها را مشاهده کنید. برای مثال اگر طول دوره را 30 روز تعیین کنید، آنگاه بدهی بدهکاران به ازای هر 30 روز نمایش داده میشود.
تنظیمات نرم افزار سپیدار: سیستم حقوق و دستمزد
اگر لیست بیمه و لیست حقوق را مستقیما از نرم افزار سپیدار ارسال میکنید، باید اطلاعات مربوط به همه فیلدهای جدول تنظیمات حقوق و دستمزد را تکمیل کنید. در غیر این صورت، در تنظیمات سیستم حقوق و دستمزد نیاز به ورود اطلاعات خاصی ندارید.
تنظیمات نرم افزار سپیدار: سیستم دریافت و پرداخت
در قسمت «تنظیمات خودکار سند حسابداری»، عملیاتهایی که میخواهید برای آنها سند حسابداری بهصورت خودکار ثبت شوند را انتخاب کنید. انتخاب یا عدم انتخاب هر یک از این موارد بستگی به رویکرد شما در کنترل ثبت اسناد دارد.
در قسمت پایین این بخش، دو آیتم بسیار مهم وجود دارد:
- موجودی منفی حساب بانکی و صندوق کنترل شود؟
- شماره چک پرداختی با دسته چک کنترل شود؟
توصیه ما این است که تیک این دو مورد را حتما بزنید تا کنترل دقیقی روی رویدادهای مالی داشته باشید. برای مثال، درصورتی که تیک «موجودی منفی حساب بانکی و صندوق کنترل شود» را نزنید، احتمال زیادی وجود دارد که در هنگام تهیه گزارشهای مالی با مغایرتهای بانکی زیادی روبهرو شوید. گزینه «شماره چک پرداختی با دسته چک کنترل شود» نیز این امکان را میدهد که پس از تعریف دسته چک بانکی خود در سپیدار، بتوانید در زمان صدور چک همه شماره چکها را کنترل کنید، از اشتباهات جلوگیری کنید، شمارههای باز دسته چک را در هر لحظه مشاهده کنید و از ثبت اشتباه شماره چک پیشگیری کنید.
مهمترین موارد در تنظیمات نرم افزار سپیدار که مربوط به سیستم دریافت و پرداخت میشود را در اینجا توضیح دادیم. در ادامه، درباره تنظیمات نرم افزار سپیدار در سیستم مشتریان و فروش توضیح میدهیم.
تنظیمات نرم افزار سپیدار: سیستم مشتریان و فروش
یکی از قسمتهای مهم در تنظیمات نرم افزار سپیدار، تعیین معین حسابهای فروش در سیستم مشتریان و فروش است. معین حسابهای فروش شامل فروش داخلی و فروش صادراتی میشود که باید همه فیلدها را بررسی کنید و مطابق با انتظاراتی که دارید، حسابهای معین را تعریف کنید. توجه داشته باشید که فروش خدمات صادراتی، حساب معین ندارد.
درصورتی که نمیخواهید سند حسابداری بهصورت خودکار صادر شود، تیکهای فاکتور فروش و برگشت از فروش را میتوانید بردارید.
اگر برای فروش کالاها و خدمات خود به واسطهها پورسانت پرداخت میکنید، باید معین حسابهای پورسانت را تعینن کنید. سپیدار بهصورت پیشفرض، سایر حسابهای پرداختنی را بهعنوان معین حسابهای پرداختنی و هزینه بازاریابی و پورسانت را بهعنوان معین هزینه تعیین کرده است.
قسمت کنترلهای اسناد فروش یکی از مهمترین قسمتها در تنظیمات نرم افزار سپیدار است. اگر شرکت شما دو دفتره است و از سپیدار برای حسابهای رسمی خود استفاده میکنید، حتما تیک «کنترل تاریخ در اسناد فروش انجام شود» را بزنید.
هدف از کنترل «موجودی قابل فروش کنترل شود» این است که بتوانید تعیین کنید که وقتی کالایی به فروش رفته و موجودی انبار در واقع به پایان رسیده اما کالا هنوز برای مشتری ارسال نشده است، موجودی انبار برابر با صفر نمایش داده شود تا کالایی که قبلا فروخته شده به مشتری دیگری فروخته نشود.
با زدن تیک گزینه «ردیابی قابل ویرایش باشد» میتوانید بعد از اینکه عوامل ردیابی مختلفی را برای یک کالا تعیین کردید (مثلا رنگ، سایز، سریال و …)، همه این اطلاعات را ویرایش کنید.
در قسمت «صدور خودکار سند انبار»، اگر میخواهید همراه با صدور فاکتور فروش، سند خروج انبار نیز صادر شود، باید این گزینه را تیک بزنید. البته ما این کار را توصیه نمیکنیم زیرا باعث ضعیف شدن کنترلهای موجود برای تفکیک وظایف تیم فروش و کارشناسان انبار میشود.
در بخش «تخفیف» نیز می توانید براساس سیاستهای ارائه تخفیف خود، کنترلهایی را تعیین کنید. در نهایت اگر میخواهید در زمان صدور فاکتور، پیشفاکتور شما بهشکل خودکار به فاکتور تبدیل شود، گزینه «صدور خودکار فاکتور از روی پیش فاکتور» را تیک بزنید.
جمعبندی
تنظیمات نرم افزار سپیدار از اهمیت بالایی برخوردار است، زیرا تنظیم دقیق این بخشها به کارایی و دقت سیستم حسابداری و مدیریت مالی کسبوکارها کمک میکند. تنظیمات درست در بخشهای حسابداری، حقوق و دستمزد، سیستم مشتریان و فروش و دیگر ماژولها، عملکرد روان و بدون خطای نرم افزار را تضمین میکند. با بهکارگیری تمامی امکانات تنظیمات نرم افزار سپیدار، شرکتها میتوانند به بهترین شکل از این نرم افزار استفاده کنند و فرآیندهای مالی خود را بهینهسازی کنند.
نظرات کاربران