انبارگردانی در نرم افزار سپیدار به عنوان یکی از ابزارهای کلیدی برای مدیریت موجودی و داراییهای شرکتها، از اهمیت بالایی برخوردار است. این فرآیند به حسابداران و مدیران کمک میکند تا با دقت و اطمینان بیشتری وضعیت موجودی کالاها و مواد اولیه را ثبت و تحلیل کنند. انبارگردانی در نرم افزار سپیدار نه تنها به بهبود دقت در گزارشدهی مالی کمک میکند، بلکه از بروز مغایرتهای احتمالی بین موجودی واقعی و ثبتهای حسابداری نیز جلوگیری مینماید. از این رو، انجام صحیح این فرآیند نقش مهمی در کاهش هزینهها و افزایش کارایی سازمانها دارد.
چرا انبارگردانی اهمیت دارد؟
انبارگردانی یکی از کنترلهای داخلی کلیدی در سیستمهای مالی و حسابداری است که با هدف تطبیق موجودی فیزیکی کالاها با مقادیر ثبتشده در نرمافزار انبار و حسابداری اجرا میشود. این فرآیند شامل شمارش دقیق اقلام موجود در انبار، بررسی مغایرتهای احتمالی و اصلاح دادههای سیستمی است و معمولاً در پایان دورههای مالی یا بهصورت میاندورهای انجام میشود.
این فرآیند به مدیران و حسابداران کمک میکند تا بهطور دقیق وضعیت موجودی کالاها و مواد اولیه را بررسی و ثبت کنند. اهمیت انبارگردانی به دلایل زیر است:
- کنترل دقیق موجودی: با انبارگردانی میتوان از موجودی دقیق کالاها اطمینان حاصل کرد و مانع از وجود مغایرتهای احتمالی در ثبتهای حسابداری و موجودی واقعی شد.
- مدیریت هزینهها: انبارگردانی منظم، به شرکتها امکان میدهد هزینههای نگهداری کالاها و مواد اولیه را بهینهسازی کرده و از ایجاد هزینههای اضافی ناشی از کمبود یا افزایش غیرضروری کالا جلوگیری کنند.
- بهبود دقت گزارشدهی مالی: وقتی که موجودی کالاها بهدرستی ثبت شده باشد، اطلاعات مالی شرکت دقیقتر بوده و تصمیمگیریهای مالی بهتری انجام میشود.
- پیشگیری از هدررفت: انبارگردانی منظم میتواند هدررفت یا دزدیده شدن کالاها را شناسایی و کنترل کند.
انبارگردانی در نرم افزار انبارداری سپیدار بهصورت سیستمی و با دقت بالا انجام میشود و این فرآیند به مدیران امکان میدهد تا مدیریت انبار خود را بهبود بخشند. حتما پیش از شروع کار با نرم افزار انبارداری سپیدار، آموزش جامع تنظیمات نرم افزار سپیدار را ببینید.
پیشنهاد مطالعه: حسابداری اموال و دارایی ثابت چگونه است؟
آموزش انبارگردانی در نرم افزار سپیدار
حساب کل «سایر هزینهها و درآمدهای عملیاتی» و حساب معین «کسری و فزونی انبار» را تعریف کنید.
ابتدا باید حساب کل سایر هزینهها و درآمدهای عملیاتی تعریف شود. آموزش تعریف کردن این موارد را در مقاله کدینگ نرم افزار سپیدار قبلا توضیح دادیم.
پیشنها
گزینه انبارگردانی جدید را انتخاب کنید.
در سیستم تامین کنندگان و انبار که یکی از سیستمهای اصلی نرم افزار حسابداری بازرگانی سپیدار است، در قسمت عملیات، روی گزینه انبارگردانی جدید کلیک کنید. در فرم انبارگردانی، «اطلاعات اصلی» را تکمیل کنید. در کادر «حداقل موجودی کالا» میتوانید تعداد حداقل کالایی که میخواهید در محاسبات انبارگردانی به حساب بیاید را تعیین کنید. اگر می خواهید هر تعداد از موجودی در انبارگردانی در نظر گرفته شود باید این مورد را برابر با صفر قرار دهید.
کالاهایی که میخواهید انبارگردانی کنید را وارد کنید.
با کلیک روی علامت مثبت در قسمت پایین راست، میتوانید کالاهایی که میخواهید انبارگردانی کنید را وارد کنید. کد همه کالاهای مورد نظر را انتخاب کنید و روی دکمه تایید بزنید.
تگ انبارگردانی صادر کنید.
تگ انبار را به مامور انبارگردانی بدهید.
انبارگردان از این تگ برای ثبت موجودی هر یک از کالاها که در لیست انبارگردانی قرار دادید استفاده میکند.
«سند کسری» برای انبار صادر کنید.
پس از وارد کردن تعداد واحد اصلی هر قلم کالا در نرم افزار، سند کسری و اضافی را با کلیک روی دکمههای نوار ابزار قسمت بالا صادر کنید.
معین کسری که قبلا تعریف کردهاید را انتخاب کنید.
در فرم خروج انبار، سند کسری یا فرونی را مشاهده کنید.
قیمتگذاری اسناد انبار را انجام دهید.
تا زمانی که قیمتگذاری اسناد انبار را انجام نداده باشید، سیستم به شما اجازه نمیدهد که سند حسابداری صادر کنید.
«سند اضافی» برای انبار صادر کنید.
برای صدور سند اضافی باید مراحلی شبیه به مراحل صدور سند کسری را طی کنید. در فرم رسید انبار میتوانید گزارشی از فزونی انبار را ببینید. توصیه میکنیم درباره کدینگ نرم افزار سپیدار نیز بخوانید.
هر زمان که خواستید، سند کسری را مشاهده کنید.
در سیستم تامین کنندگان و انبار و از قسمت فهرست، روی گزینه خروج انبار کلیک کنید تا سند کسری صادر شده به شما نمایش داده شود.
گزارش مرور تعدادی انبار را بررسی کنید.
از قسمت عملیات، روی گزینه مرور تعدادی انبار کلیک کنید تا گزارش کامل وضعیت انبار را مشاهده کنید.
حذف و ویرایش انبارگردانی در نرمافزار سپیدار
در صورتی که نیاز دارید اطلاعات مربوط به یک عملیات انبارگردانی را اصلاح یا بهطور کامل حذف نمایید، مراحل زیر را دنبال کنید:
- ابتدا از منوی سمت چپ نرمافزار وارد بخش «تأمینکنندگان و انبار» شوید.
- سپس گزینه «انبارگردانیهای انجامشده» را از فهرست انتخاب نمایید تا لیست انبارگردانیهای ثبتشده نمایش داده شود.
- برای اعمال تغییرات، روی سطر مربوط به انبارگردانی مورد نظر کلیک راست کرده و بسته به نیاز خود، گزینه «ویرایش» برای اصلاح یا «حذف» برای پاککردن عملیات را انتخاب کنید.
نکته مهم: پیش از انجام ویرایش، لازم است ابتدا عملیات «برگشت از تأیید شمارش» انجام شود و همچنین در صورت وجود سند کسری یا اضافی انبارگردانی، باید این اسناد حذف گردند. تنها در این صورت امکان اصلاح اطلاعات شمارششده وجود خواهد داشت.
نکاتی که پیش از ثبت عملیات انبارگردانی باید مدنظر قرار دهید
قبل از آنکه اقدام به ثبت عملیات انبارگردانی نمایید، توجه به نکات زیر ضروری است:
- در صورتی که برای انتخاب اقلام انبار از گزینه «انتخاب بر اساس حداقل موجودی» استفاده کنید، اقلامی که دارای موجودی منفی هستند در فرم انبارگردانی نمایش داده نمیشوند. با این حال، اگر ردیف بهصورت دستی ایجاد شود و کالاها بهصورت مستقیم انتخاب گردند، تمام اقلام اعم از دارای موجودی مثبت یا منفی، قابل مشاهده خواهند بود.
- در نرمافزار سپیدار، تنها یک بار در روز میتوان برای هر انبار، عملیات انبارگردانی ثبت کرد. بنابراین امکان تعریف چند انبارگردانی در یک روز برای یک انبار وجود ندارد.
- پس از ثبت نهایی عملیات انبارگردانی، امکان ثبت اسناد ورود و خروج کالا یا اعمال اصلاحات در اسناد مرتبط، تا تاریخ انبارگردانی و قبل از آن وجود نخواهد داشت. تنها استثنا در این مورد، امکان حذف انبارگردانی یا صدور سند حسابداری مرتبط با آن است. توصیه میکنیم حتما آموزش سیستم انبارداری سپیدار را نیز مطالعه کنید تا با نکات حرفهای آن آشنا شوید.
نکات مهم پیش از شروع انبارگردانی
قبل از آغاز فرآیند انبارگردانی در هر شرکتی، باید به چند نکته مهم توجه کرد تا این عملیات به بهترین شکل ممکن انجام شود:
- تهیه گزارشهای اولیه: پیش از شروع انبارگردانی، بهتر است از وضعیت فعلی انبار گزارشهایی تهیه شود. این گزارشها شامل لیست کامل کالاها، موجودی فعلی در سیستم و فاکتورهای مرتبط میشود. این اطلاعات مبنای مقایسه با نتایج انبارگردانی خواهد بود. آموزش تصویری ثبت کالا در نرم افزار سپیدار را در سایت ما ببینید.
- بررسی مدارک و سوابق: مطمئن شوید که همه مدارک و سوابق مرتبط با ورود و خروج کالاها، ثبت و آماده بررسی هستند. این سوابق باید بهروزرسانی شده و مغایرتها پیش از شروع کار مشخص شوند.
- آمادهسازی تیم اجرایی: انبارگردانی یک فرآیند تیمی است و باید اطمینان حاصل شود که اعضای تیم با وظایف خود آشنا هستند. همچنین، هماهنگی دقیق بین اعضای تیم، به بهبود سرعت و دقت کار کمک میکند.
- بررسی تجهیزات انبارگردانی: دستگاهها و ابزارهایی که برای انبارگردانی استفاده میشوند (مانند بارکدخوان، تبلتها و نرم افزارهای همراه) باید قبل از شروع، آزمایش و آماده به کار شوند.
- تعریف زمانبندی دقیق: تعیین زمانبندی مشخص برای اجرای انبارگردانی ضروری است. این زمانبندی باید به گونهای تنظیم شود که حداقل تداخل را با سایر فعالیتهای روزانه شرکت ایجاد کند.
با رعایت این نکات، میتوانید فرآیند انبارگردانی در نرم افزار سپیدار را به شکلی موثر و کارآمد انجام دهید و از دقت نتایج اطمینان حاصل کنید.
پیشنهاد مطالعه: اظهارنامه عملکرد را چگونه تهیه کنیم؟ تبصرهها و نکات مهم
انبارگردانی به چه روش هایی انجام می شود؟
انبارگردانی میتواند به یکی از سه روش زیر انجام شود:
- پایان سال: شمارش کامل موجودی با هدف انتقال اطلاعات به سال مالی جدید
- میاندورهای: بررسی دورهای موجودیها در نیمه اول یا دوم سال
- رندوم: شمارش انتخابی بخشی از کالاها جهت کنترل صحت ثبتها
فرآیند انبارگردانی باید با مشارکت تیمهایی شامل انباردار، گروههای شمارش، سرپرست و نماینده حسابداری انجام شود. اجرای چندمرحلهای شمارش (تکشمارشی، دو یا سه شمارشی) نیز به کاهش خطاهای انسانی کمک میکند.
انبارگردانی دقیق، پایهای برای تصمیمگیریهای مالی، ارزیابی عملکرد واحد انبار و بهبود مدیریت موجودی است.
مشکلات رایج در انبارگردانی و راهحلهای آنها
انبارگردانی یک فرآیند دقیق و پیچیده است که ممکن است در طول انجام آن مشکلات مختلفی پیش بیاید. آشنایی با این مشکلات و نحوه رفع آنها به جلوگیری از خطاهای بزرگتر کمک میکند:
- مغایرت در موجودیها: یکی از رایجترین مشکلات، وجود تفاوت بین موجودی واقعی و موجودی ثبتشده در سیستم است. این مغایرتها ممکن است به دلیل ثبت نادرست ورود و خروج کالاها، خطاهای دستی یا اشتباهات حسابداری رخ دهد. راهحل این مشکل، بررسی دقیق تمام اسناد و مدارک و استفاده از سیستمهای اتوماسیون مانند بارکدخوانها برای دقت بیشتر در ثبت ورود و خروج کالاها است.
- عدم هماهنگی تیم انبارگردانی: عدم هماهنگی بین اعضای تیم میتواند منجر به کندی کار و خطاهای انسانی شود. برای رفع این مشکل، باید قبل از شروع کار، جلسات توجیهی و هماهنگی برگزار و وظایف هر فرد بهطور دقیق مشخص شود.
- تجهیزات ناکارآمد یا خراب: اگر تجهیزات مورد استفاده در انبارگردانی مانند دستگاههای بارکدخوان یا تبلتها دچار نقص یا خرابی باشند، ممکن است فرآیند بهطور قابلتوجهی مختل شود. برای پیشگیری از این مشکل باید قبل از شروع انبارگردانی، تجهیزات بررسی و تست شوند و تجهیزات پشتیبانی در دسترس باشد.
- زمانبندی نامناسب: اگر انبارگردانی در زمان نامناسبی انجام شود، میتواند فعالیتهای جاری شرکت را مختل کند و باعث بروز اشتباهات شود. بهترین راهحل، برنامهریزی دقیق و انتخاب زمانی است که کمترین تداخل را با عملیات روزانه شرکت داشته باشد.
با شناسایی و رفع این مشکلات، انبارگردانی در نرم افزار سپیدار با دقت و کارایی بیشتری انجام میشود و نتایج آن به بهبود مدیریت انبار کمک میکند.
پیشنهاد مطالعه: خطای قفل سپیدار چیست؟ بررسی راهحلها
به مشاوره درباره نرم افزار انبارداری سپیدار نیاز دارید؟
برای دریافت مشاوره رایگان یا خرید نرم افزار سپیدار با شماره 88860340 – 021 تماس بگیرید یا فرم درخواست مشاوره و دموی رایگان را پُر کنید.
خرید نرم افزار سپیدار از نمایندگی رسمی همکاران سیستم
سپید ارقام امین، نماینده رسمی شرکت همکاران سیستم است که با ارائه مشاوره رایگان به شما کمک میکند تا بهترین ماژولها را با توجه به نیازهایی که دارید انتخاب کنید.
بستههای سپیدار برای شرکتهای گوناگون:
- نرم افزار بازرگانی سپیدار
- نرم افزار خدماتی سپیدار
- نرم افزار پیمانکاری سپیدار
- نرم افزار تولیدی سپیدار
- نرمافزار پخش مویرگی سپیدار
سیستمهای سپیدار برای نیازهای خاص شما:
- سیستم حسابداری سپیدار
- نرم افزار خزانه داری سپیدار
- نرم افزار حقوق و دستمزد سپیدار
- نرم افزار دارایی ثابت سپیدار
- نرم افزار انبارداری سپیدار
- نرم افزار فروش سپیدار
- نرم افزار سامانه مؤدیان سپیدار
- نرم افزار واردات سپیدار
- سیستم تولید سپیدار
- سیستم پیمانکاری سپیدار
- سیستم پخش و سفارشگیری سپیدار
- وب سرویس فروشگاه اینترنتی سپیدار
جمعبندی
در نهایت، انبارگردانی در نرم افزار سپیدار یکی از حیاتیترین فرآیندها برای کنترل موجودیها و مدیریت بهینه منابع شرکتها است. با شناسایی و رفع مشکلات رایج انبارگردانی، از جمله مغایرتهای موجودی، عدم هماهنگی تیمها و خرابی تجهیزات، میتوان به دقت و کارایی بیشتری در مدیریت انبار دست یافت. به این ترتیب، انبارگردانی در نرم افزار سپیدار به مدیران و حسابداران کمک میکند تا تصمیمات بهتری در زمینههای مالی و عملیاتی اتخاذ کنند و از کارایی بالاتری در مدیریت موجودیها برخوردار شوند.
نظرات کاربران